Sistema de gestão de contratos: tenha mais controle sobre os processos

Segundo estimativas da consultoria Gartner, em 2018, os gastos em TI chegarão a US$3,7 trilhões, alta de 4,5% em relação a 2017.

Desse montante, projeta-se que os valores aplicados em softwares gerenciais aumentarão 9,5%, em 2018, e 8,4%, em 2019. Em termos absolutos, os gastos em 2017 foram de 355 bilhões de dólares, enquanto estima-se que chegarão a 389 bilhões (2018) e 421 bilhões (2019).

Nesse grupo, há um segmento que tem especial importância para as empresas: o de sistema de gestão de contratos.

Esse tipo de solução pode dar maior controle sobre processos importantes da empresa, como os relacionados a compras e vendas, em que são gerenciadas relações com fornecedores e clientes.

Sendo assim, a gestão de contratos deve receber atenção especial, pois é o “calcanhar de aquiles” de muitas organizações.

Quer saber melhor sobre a importância de um sistema de gestão de contratos? Continue lendo e confira o que preparamos sobre esse assunto!

A gestão de contratos indo além da burocracia

Um software que otimize o controle de acordos com parceiros pode facilitar os processos relacionados à confecção, ao armazenamento e ao controle dos contratos, permitindo uma gestão estratégica dos documentos da empresa.

Com a automatização dessas atividades, é possível diminuir as etapas burocráticas durante o fluxo de atividades envolvendo a administração e o armazenamento dos acordos.

Por exemplo, quando um funcionário precisa solicitar acesso a determinado documento.

Normalmente, isso pode demandar horas ou dias até as assinaturas necessárias serem coletadas (de gestores do colaborador), a solicitação ser aprovada (pelos líderes que liberam o acesso) e o encarregado do arquivo encontrar o material.

Em um sistema, isso pode ser feito em minutos.

A forma como a tecnologia ajuda na gestão

A centralização da gestão de contratos em um sistema pode prevenir problemas jurídicos e comerciais.

Entre eles, a falta de conhecimento sobre o vencimento de prazos contratuais e a não aplicação periódica de taxas de correção aos valores acordados com clientes/fornecedores.

Isso porque os documentos podem ficar guardados no arquivo por meses ou anos, sem que se lembre deles ou ocorra algum evento que force a busca por eles.

Por outro lado, um sistema pode emitir avisos sobre a proximidade de expiração de documentos ou deixar mais visíveis os prazos de cada contrato.

Dessa forma, cada gestor responsável por um tipo de contrato conseguirá tomar decisões mais facilmente, como renovar, renegociar ou rescindir um acordo dentro ou fora de seu prazo de vigência.

O uso e os benefícios da ferramenta na prática

Maior transparência

A maior transparência é uma das vantagens de um sistema de gestão de contratos.

Isso porque ele centraliza e registra informações descritivas sobre os documentos, facilitando o acesso a eles para diferentes profissionais da empresa.

Caso ocorra uma auditoria, os arquivos estarão organizados, sendo rapidamente acessíveis, o que simplifica o processo.

Também será possível checar se todos os dispostos, como prazos, preços, condições de entrega etc., estão sendo cumpridos pela empresa e por seus fornecedores/clientes.

Melhora na segurança jurídica

Outro benefício da organização dos contratos no sistema é o maior amparo para eventuais pendências jurídicas.

Isso porque se torna mais fácil encontrar os contratos necessários para usar em processos legais.

A perda deles pode causar dificuldades em juntar provas na hora de se defender de acusações.

Além do mais, com um bom catálogo descritivo, com deveres e direitos registrados, o gestor terá mais chances de manter a operação da empresa dentro das cláusulas firmadas em acordos.

Isso diminui as brechas para o surgimento de conflitos entre quem contrata e quem é contratado.

Também será mais fácil reavaliar os dispostos contratuais e até cobrar desvios ao que foi combinado, bem como incluir aditivos aos acordos.

O início da prestação de serviços ou o envio de produtos também ocorrerá dentro dos conformes, evitando que a empresa dê prosseguimento a um contrato antes mesmo de ele ter sido fechado e assinado por todas as partes envolvidas.

Controle de valores e de datas

Com o sistema de gestão, fica mais fácil conferir datas e valores. Isso permite checar se eles estão condizentes com o que foi combinado e se não há cobranças/pagamentos indevidos e atrasos no cumprimento de serviços.

Inclusive, evitará que o seu negócio continue com as atividades propostas mesmo após o fim de um contrato.

Outro ponto positivo é que isso diminui a chance de ocorrerem multas ou taxas por conta de pagamentos fora do prazo.

Você poderá saber exatamente quando precisa enviar mercadorias, em que momento o contrato vence, quais são os períodos de renovação dos acordos, entre outras informações importantes para uma boa gestão de clientes e de fornecedores.

As funcionalidades de um sistema de gestão de contratos

Um sistema de gestão de contratos oferece ferramentas e mecanismos que englobam desde a confecção dos acordos até os trâmites necessários após o encerramento deles.

Nesse caso, existem algumas funcionalidades que precisam vir na solução adotada. Veja algumas das principais:

  • controle dos indicadores econômicos que ajudam na gestão financeira das negociações;
  • controle dos tipos de contratos de vendas e de compras usados na definição dos descritivos de novos contratos;
  • consultas e relatórios facilmente acessíveis;
  • geração de cronogramas financeiros, contábeis e físicos;
  • cadastramento e controle de multas contratuais;
  • acompanhamento de contrato, permitindo aferir percentuais (quantidades) efetuados ou recebidos dos parceiros, fornecedores ou clientes, com os respectivos montantes envolvidos;
  • controle das alterações feitas nos contratos — com cópia dos dados originais para eventuais conferências;
  • aprovação das revisões dos contratos.

Em tempos em que a terceirização vem ganhando espaço no mercado, com estimativa de que possa atingir 75% dele, ter uma boa administração de acordos é importante.

Afinal, se essa previsão se confirmar, será fundamental contar um sistema de gestão de contratos eficiente, que forneça o suporte necessário para os gestores otimizarem as suas relações com terceirizados.

Além, é claro, de se protegerem de eventuais desvios praticados por outras companhias que possam comprometer a reputação de seus negócios.

Quer saber mais sobre como funciona uma ferramenta de gerenciamento de contratos? Entre em contato com a nossa equipe de especialistas, para que possamos ajudar você!

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