Sistema de controle de estoque: como funciona e por que usar?

Muitas empresas têm dificuldade de alinhar a produção às projeções de faturamento, o que dificulta o monitoramento do fluxo de caixa.

A falta de organização nos processos prejudica o cumprimento dos prazos de entrega e a rentabilidade do negócio.

Ao adotar um sistema de controle de estoque na indústria, o gestor consegue acompanhar a previsão de demanda e ter maior previsibilidade de consumo para saber quando adquirir matéria-prima.

A ferramenta ainda facilita o gerenciamento de informações do negócio e o acompanhamento do custo de produção.

Quer entender melhor como uma solução para controle de estoque pode contribuir com o sucesso da empresa? É só continuar a leitura!

Qual é a importância do planejamento e da gestão do estoque?

Diante de tanta tecnologia que o mercado proporciona, não é mais aconselhável fazer o controle de estoque com o uso de pranchetas ou planilhas de Excel.

Essa prática faz com que a empresa perca dinheiro, devido à falta de organização e acompanhamento eficientes.

Não importa se o negócio é de pequeno, médio ou grande porte. A tecnologia pode contribuir muito com a automação de algumas tarefas básicas do dia a dia.

A falta de controle de estoque pode gerar perdas significativas ocasionadas pelo vencimento de produtos, furtos e excesso de itens parados (o que significa dinheiro que não entra).

Um controle eficiente do estoque permite que o espaço da empresa seja bem aproveitado.

Os itens passam a ser organizados de maneira que facilitem a identificação e o acompanhamento do prazo de vencimento. Isso se reflete em aumento da produtividade e redução de desperdícios.

A prática ainda contribui para que o gestor evite a compra de mercadorias em excesso.

Afinal, estoque parado significa dinheiro parado. Dessa forma, esse controle permite a identificação dos itens que têm mais saídas e a aquisição dos itens com uma frequência adequada para o negócio.

Assim, a companhia sempre terá os materiais necessários para produzir as suas mercadorias e atender aos clientes. Ela também conseguirá manter a qualidade de seus produtos e o prazo de entrega.

Como funciona um sistema de controle de estoque e quais são as suas vantagens?

Uma solução para acompanhamento do estoque faz a automação de muitas atividades e permite que o gestor tenha uma visão ampla sobre o negócio. Veja:

Integra diversos departamentos da empresa

A ferramenta faz uma integração com as demais áreas da companhia para facilitar o acompanhamento de todo o processo.

Assim, os produtos entregues pelos fornecedores são registrados no sistema e identificados no estoque. As saídas de mercadorias também geram uma notificação, o que facilita o acompanhamento das vendas.

Para complementar, os dados são encaminhados para o departamento financeiro da empresa.

Isso permite que os processos sejam centralizados e padronizados, diminuindo os erros no registro de informações e nas apurações de impostos.

Facilita a previsão das necessidades de compras futuras

Uma funcionalidade muito importante do sistema de controle de estoque é a geração de relatórios.

Ela auxilia o gestor na tomada de decisões e no acompanhamento do número de vendas de cada mercadoria.

Um exemplo de relatório é aquele que identifica os produtos com maior relevância para o negócio em relação à quantidade de vendas e à lucratividade gerada.

Dessa maneira, o gestor consegue programar melhor a compra de matéria-prima e fazer a organização do estoque.

O software de gestão também possibilita a criação de relatórios de estoque mínimo, o que gera mais clareza sobre os itens que estão com uma quantidade menor do que a necessária.

Esses dados servem como indicação para o setor de compras requisitar mais matéria-prima com os fornecedores.

Compreender a rotatividade dos produtos é fundamental para que o gestor tenha uma estimativa dos materiais necessários para a produção.

Um software para gerenciamento do estoque faz o acompanhamento do histórico de vendas para cada cliente e conforme os períodos do ano.

Essa funcionalidade auxilia na identificação do fluxo de entrada e saída de cada mercadoria.

Assim, o gestor consegue programar a sua produção para cumprir os prazos de entrega, para prever a oscilação de demanda no decorrer do ano e evitar que os itens fiquem parados por muito tempo.

A prática otimiza os custos da empresa e a produtividade da equipe.

Analisa os custos do processo de produção

Esse acompanhamento do fluxo de trabalho, desde os pedidos de matéria-prima até a venda ao cliente, permite a identificação dos custos de produção.

Afinal, o gestor tem em mãos as informações necessárias para avaliar o valor da matéria-prima, o tempo de permanência no estoque, o período necessário para confecção do produto e os índices de perda.

Em conjunto, esses dados permitem o cálculo do custo total de produção e a estimativa de lucro sobre cada item.

Esse processo amplia o conhecimento do gestor para que possa tomar decisões mais acertadas para o sucesso do negócio.

Por exemplo: as informações podem indicar que determinado produto não gera rentabilidade e, por isso, o ideal é parar a sua produção.

Em outras situações, será possível identificar a necessidade de mudar processos para garantir mais agilidade e eficiência na confecção das mercadorias.

Como escolher um sistema de controle de estoque eficiente?

Se você se convenceu de que precisa de uma ferramenta para acompanhar o seu estoque, é hora de entender o que considerar na hora de escolher o fornecedor.

Uma dica é identificar quais são as necessidades da companhia que precisam ser atendidas.

Em seguida, é recomendado fazer uma pesquisa de mercado para conhecer as soluções disponíveis.

Avalie as funcionalidades de cada ferramenta e faça uma lista das que mais gostou.

Também é essencial analisar a credibilidade do fornecedor e o seu tempo de atuação no mercado. Empresas sólidas costumam indicar que os produtos oferecidos são de qualidade.

Você ainda pode verificar quais são os seus principais clientes e o que eles dizem sobre a solução e a companhia.

Além do mais, verifique se o fornecedor oferece suporte e treinamento aos clientes.

Esse é um fator que pode fazer toda a diferença na hora de implantar e utilizar o software na empresa.

Pronto! Agora você já conhece todas as vantagens de utilizar um sistema de controle de estoque.

Então, é só escolher a solução que se encaixa melhor no perfil do seu negócio. Fale com um especialista para entender como o nosso software pode ajudar você!

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