Você sabe o que é RFP de ERP? Conheça todos os detalhes do documento

O cotidiano das empresas e os seus desafios fazem com que os gestores, muitas vezes, tomem decisões impulsivas e pouco organizadas.

Na contramão desse comportamento, usar uma RFP de ERP garante muito mais clareza e chances de sucesso na escolha da solução de Enterprise Resource Planning ideal.

Request For Proposal (RFP) é uma solicitação formal enviada por uma empresa aos seus potenciais fornecedores, a fim de que eles apresentem as suas capacidades e soluções para as demandas mapeadas no documento.

A RFP torna a contratação do ERP muito mais eficiente, pois permite que a empresa seja clara sobre as suas necessidades e o seu budget, reduza o número de fornecedores a serem avaliados e, claro, diminua o tempo para tomada de decisão.

Para isso, porém, é preciso ser elaborada com critério e por um time interno que esteja diretamente ligado às rotinas da empresa e ciente das demandas e falhas que precisam ser corrigidas para melhores resultados.

Neste post, trazemos as informações mais essenciais para a sua concepção. Acompanhe.

Estrutura de uma RFP de ERP

Uma RFP precisa conter informações sobre a situação atual do negócio, os planejamentos e as expectativas para o futuro, as orientações a respeito de como será o processo de seleção e um contrato de confidencialidade, se for necessário.

Tais informações podem ser organizadas em:

Dados gerais da empresa

Nome, nome fantasia, razão social, CNPJ, endereço, número de filiais, quantidade de funcionários, setores do mercado em que atua, linha de produtos, serviços, composição tecnológica atual, faturamento anual, projeções e planejamentos futuros, como a entrada em um novo nicho ou a expansão operacional para outros países, por exemplo.

Informações sobre o processo seletivo do ERP

Quem é o responsável pela condução do projeto, o seu cargo, contatos, além de um calendário que especifique as datas de início e fim do processo de escolha.

Detalhar o que será avaliado em cada etapa, quais são os requisitos eliminatórios, meios de comunicação que devem ser utilizados e a confiabilidade das informações, que pode ser formalizada em um contrato anexado a RFP, também podem ser incluídas na estrutura.

Informações e questionamentos sobre o ERP

As informações podem ser organizadas conforme o setor que as levantou em questões abertas e fechadas, com opções para que o fornecedor informe se atende aos requisitos — integral, parcialmente ou não.

Manter aberturas para que o fornecedor em análise possa colocar observações é essencial.

Etapas para a elaboração

Um ERP é uma solução que será amplamente utilizada nos níveis operacional e gerencial.

Por isso, a sua escolha deve levar em conta a visão de todos os setores envolvidos.

Nesse sentido, algumas etapas podem ser desenhadas para o sucesso da contratação.

Definição de equipe para elaboração de RFP

O estudo das necessidades e a análise das soluções devem ser elaboradas com uma visão holística do negócio.

Por isso, instituir uma equipe multidisciplinar e de diversos níveis do organograma da empresa é fundamental.

Todos aqueles que serão contemplados com o ERP devem oferecer a sua visão dos processos, pois diferentemente do corpo diretivo, eles lidam diariamente com os gargalos e podem identificar muito mais claramente quais são as melhores soluções.

Gestores e diretores, além de avaliarem elementos estratégicos, como o potencial dos relatórios gerenciais que o ERP pode proporcionar, também podem contribuir com ponderações quanto ao orçamento disponível para o investimento e exigências que atendam a projetos futuros.

Mapeamento de necessidades e definição de expectativas

Com uma equipe efetiva para o mapeamento das necessidades e expectativas, processos e ações devem ser exaustivamente avaliados e registrados, para que todas as correções e melhorias possam ser identificadas na RFP.

Apesar do trabalho minucioso, é preciso que o conteúdo formado nessa etapa seja objetivo, inclusive no apontamento de possíveis soluções.

Não é necessário inventar alternativas e correções, mas avaliar aquelas que podem atender às demandas dentro do mercado.

Solicitação de RFI e RFQ

Além da RFP, outros dois documentos são comuns nesse processo: o Request For Information (RFI), utilizado para solicitar informações sobre os softwares ofertados, e o Request For Quote (RFQ), que solicita também um detalhamento de valores e condições.

O RFI pode ser enviado a um número maior de fornecedores, o que ajudaria na primeira seleção daqueles que receberiam o RFP.

O envio do Request For Quote é recomendado para uma etapa mais avançada, em que poucos concorrentes ainda estariam em processo de avaliação.

Não existe uma ordem rígida de envio nem a obrigatoriedade de usar todos eles, mas sim uma linha de raciocínio personalizada de acordo com a necessidade da empresa, para a tomada de decisão mais objetiva e clara.

Criação e envio de RFP

Com todas as informações levantadas e organizadas, a RFP pode ser desenvolvida com os dados e os questionamentos estratégicos dos quais empresa deseja obter respostas de seus potenciais fornecedores.

Boas práticas para uma RFP eficiente

Para que uma RFP cumpra o seu objetivo de otimizar o processo de seleção de um ERP, algumas boas práticas podem ser usadas em sua concepção.

Começar com o histórico da empresa

Descrever para os fornecedores um histórico da empresa é fundamental para que eles compreendam a filosofia e ética organizacional.

Escolher um parceiro que respeite ou tenha os mesmos princípios é fundamental para o sucesso de uma prestação de serviço.

Estabelecer cronograma

Ter um cronograma para a tomada de decisão é tão fundamental para os potenciais fornecedores se situarem no processo quanto para a empresa acompanhar a evolução de sua tomada de decisão.

O ERP é uma solução que trará grandes benefícios para a gestão do negócio. O quanto antes for implantada, melhor.

Definir orçamento

Com as informações coletadas no processo e, claro, o controle das finanças da empresa, ter um orçamento definido permite que a empresa seja objetiva na escolha de seu ERP.

Negociações naturalmente podem ocorrer, mas saber os limites de investimento permitem que a empresa tenha uma visão clara do que pode contratar e receber em qualidade de solução.

Listar critérios para a seleção final

Ter critérios para uma escolha final de qual ERP adotar também pode ser determinante para o cumprimento de um cronograma, bem como para a escolha da solução que melhor atende à empresa.

ERPs oferecem diversas soluções, têm diferenciais e métodos que, muitas vezes, podem ajudar na definição da escolha.

No entanto, antes é preciso saber quais são os critérios e as características que a empresa não pode abrir mão.

Organizar o processo de contratação por meio de uma RFP de ERP permite que o gestor centralize a sua atenção em poucos fornecedores.

Isso é fundamental para que a sua análise seja criteriosa e contemple também o potencial dessas soluções, para acompanhar o crescimento do negócio.

É preciso ter em mente que esse é um investimento estratégico, não somente pelo valor despendido, mas principalmente pela complexidade de implantar a ferramenta, adaptar-se a ela e progredir a partir de seus efeitos, que são substanciais e perenes.

Ou seja, ela deve trazer soluções para as demandas atuais e força estratégica para o crescimento planejado e contínuo.

Então, se o seu objetivo é montar uma RFP de ERP, a TOTVS pode auxiliar em seu desenvolvimento, e claro, participar do processo seletivo para se tornar a fornecedora de ERP para o seu negócio.

Entre em contato conosco para saber como podemos ajudá-lo.

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