5 formas de otimizar o pagamento de fornecedores

O setor financeiro de uma empresa merece atenção especial, pois ele é um dos principais responsáveis por garantir a rentabilidade do negócio.

Os profissionais dessa área devem ficar atentos ao recebimento de clientes e ao pagamento de fornecedores dentro do prazo.

Afinal, os atrasos podem gerar juros e multas para o seu negócio.

Muitas vezes, a tecnologia pode ser uma grande aliada para essas questões.

Algumas soluções fornecem dados preciosos para o gestor manter o controle financeiro e aumentar a produtividade da equipe.

Quer saber gerenciar melhor as finanças da empresa? Confira as dicas!

A importância de manter uma gestão das contas

O bom gerenciamento das contas a pagar e a receber está diretamente relacionado à saúde financeira do negócio.

Se os clientes não pagam pelos produtos que adquirem, eles prejudicam a entrada de dinheiro em caixa — valor que é usado para quitar as dívidas com os fornecedores.

Otimizar a gestão dessas contas ajuda você a controlar o fluxo de caixa e adequar os prazos conforme as suas necessidades.

Também é preciso dar atenção especial às práticas de estender ao máximo os prazos de pagamentos apenas para ter uma maior quantidade de dinheiro em caixa.

Afinal, essa medida nem sempre é a mais correta.

Em muitas situações, adiar os pagamentos gera uma falta de preocupação em ajustar as falhas da companhia, bem como faz os encargos ficarem mais onerosos.

Vale lembrar que o pagamento correto das dívidas contribui para a organização criar um bom relacionamento com os fornecedores.

Logo, cabe à empresa cumprir as suas obrigações para cultivar boas parcerias de negócio. Além de correta, essa prática favorece a manutenção de uma imagem positiva da companhia perante a sociedade.

Manter as contas em dia também economiza tempo da equipe e dinheiro da companhia. visto que os boletos vencidos têm a incidência de juros e comprometem a rentabilidade do negócio.

Para identificar as melhores oportunidades para a empresa e definir quais são as atitudes mais corretas, é muito importante definir uma estratégia para as contas a pagar e receber.

As equipes precisam auxiliar a administração da companhia para criar uma cultura de valorização do capital de giro, que foca na otimização dos pagamentos para gerar um potencial de crescimento do negócio.

Mas como controlar as contas a pagar e a receber para efetuar o pagamento de fornecedores na data correta? É sobre isso que abordaremos a seguir!

Estratégias para otimizar o pagamento de fornecedores

Algumas práticas simples podem ser aplicadas no dia a dia para melhorar o gerenciamento das contas e garantir a saúde financeira do negócio. Acompanhe.

1. Liste e registre todas as contas da empresa

Faça uma lista com todas as dívidas a serem pagas. É preciso incluir desde o aluguel, o gasto com energia elétrica até as contas dos fornecedores.

Assim, você poderá conhecer bem os seus custos, o que vai contribuir na formulação de preços do negócio.

Em seguida, faça um registro dessas contas e especifique as peculiaridades de cada uma delas.

Não se esqueça de inserir as datas de vencimento de cada fatura para você conseguir organizar os pagamentos no período correto. Confira algumas informações importantes:

  • motivo da fatura (aluguel, conta de luz, fornecedor X);
  • valor;
  • data de vencimento;
  • forma de pagamento (à vista, a prazo);
  • condições diferenciadas (desconto para pagamento antecipado, bônus).

É importante se lembrar de criar uma lista separada para as contas a pagar e a receber.

A medida vai ajudá-lo a se organizar melhor.

Além disso, procure centralizar as contas e utilize um sistema de compartilhamento das informações para garantir que todos os membros terão o conhecimento das boas práticas a serem adotadas na empresa.

Ao adotar um modelo robusto de governança, é possível diminuir os riscos dos trabalhos manuais e criar um controle interno eficiente.

2. Cobre os inadimplentes

Depois de criar as duas listas (contas a pagar e a receber), você terá as informações necessárias em mãos para cobrar os devedores.

Afinal de contas, é necessário que os clientes quitem os débitos para gerar entrada de recursos em caixa.

O contato com o consumidor deve ser cordial, pois, muitas vezes, ele pode apenas ter se esquecido do prazo de vencimento.

Portanto, é muito importante ser tranquilo e educado ao telefone e solicitar um e-mail para reenvio do boleto.

Assim, a informação ficará registrada, caso seja necessário entrar com alguma medida mais drástica no futuro.

3. Agende os pagamentos no banco

Com o dinheiro disponível no caixa da empresa, é hora de efetuar os pagamentos.

Faça o agendamento conforme a data de vencimento e dê preferência para quitar as contas que oferecem desconto com antecedência.

Essa é uma excelente estratégia para fazer o dinheiro da organização render mais.

Cuide para não se esquecer de nenhuma dívida, pois isso pode gerar juros e multas para a companhia.

Também é importante guardar o comprovante de pagamento junto ao boleto.

A melhor maneira de otimizar essa tarefa é por meio da criação de fluxos de trabalho.

Eles geram mais eficiência no processo de pagamento de contas. Essa prática auxiliará você a identificar os gargalos e dar mais agilidade às transferências, gerando mais liquidez para a companhia.

4. Negocie prazos

No momento da negociação com o fornecedor, você precisa ficar atento aos prazos de pagamento.

Em alguns casos, é possível obter descontos ou bonificações ao quitar a dívida à vista.

Contudo, só é possível fazer isso se você tiver dinheiro em caixa que não será usado para outra situação.

Caso surja algum imprevisto próximo à data de pagamento, a melhor opção é entrar em contato com o fornecedor e solicitar a ampliação do prazo.

Essa atitude demonstrará que você tem interesse de quitar a dívida e apenas teve um problema financeiro momentâneo.

Mas, atenção: evite repetir a prática por muitas vezes, pois isso fará a empresa perder a credibilidade no mercado.

Para aperfeiçoar ainda mais a relação com os fornecedores, você pode utilizar uma ferramenta própria para o seu negócio.

Algumas soluções permitem automatizar os pagamentos dentro dos sistemas, assim como verificar os possíveis descontos disponíveis entre os fornecedores.

Essa comunicação eletrônica gera vantagens significativas para a companhia, permitindo a validação de faturas, as aprovações de requisições e os pagamentos em tempo hábil.

Verifique também se os seus relatórios contábeis estão precisos e atualizados, e se os registros financeiros correspondem aos valores reais disponíveis.

Sem essa exatidão das informações, a empresa não terá a visibilidade total das contas e dos períodos de pagamentos aos fornecedores. Isso dificulta a negociação dos termos mais adequados para o negócio.

5. Contrate um ERP

Parece quase impossível cuidar de todas essas informações manualmente?

Essa é, sem dúvida, uma tarefa muito difícil.

O ideal é investir em um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) para fazer esse monitoramento por você.

Uma ferramenta como essa ajuda o gestor a ter visibilidade dos números da empresa, com dados corretos e seguros. Isso contribui para a redução de custos, o controle das operações da companhia e o aumento da lucratividade.

Dê preferência para uma solução que seja adequada às necessidades da sua companhia, pois isso promoverá mais produtividade da equipe e o compartilhamento de informações relevantes.

Alguns sistemas ainda se adaptam facilmente ao seu modelo de negócios. Logo, essa característica também deve ser avaliada na hora da escolha.

Contudo, não adianta ter uma ferramenta exemplar e não manter os dados atualizados.

O ERP faz a automação de muitas demandas, mas ele depende de uma equipe responsável por inserir as principais informações no sistema.

Com essas dicas, você não vai mais errar na hora de fazer o pagamento de fornecedores.

Lembre-se de que organização e atenção aos prazos fazem parte de uma gestão financeira eficaz.

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