Descubra as 7 melhores práticas para gestão de contratos

É muito comum que as empresas tenham dificuldades para fazer a gestão de contratos e a análise dos custos dos serviços.

Nem sempre um acordo firmado oferece vantagens para a companhia, seja por alguma imposição nova da legislação ou um erro na hora de criar as cláusulas.

Para evitar perdas para a empresa, é necessário fazer um monitoramento dos contratos e acompanhar os principais indicadores que podem provocar aumentos nos custos empresariais.

Os relatórios gerenciais podem ser de grande valia para o gestor realizar uma análise aprofundada. Contudo, é preciso que os dados estejam corretos.

A sua empresa não consegue gerir contratos de maneira eficiente? Confira as dicas a seguir!

1. Analise a qualidade dos serviços prestados

Um contrato apresenta cláusulas que determinam a responsabilidade da prestadora de serviços, assim como do cliente.

Por esse motivo, a prestadora de serviços precisa ter a capacidade de cumprir com tudo o que promete em contrato. É isso que garante a sua credibilidade diante dos consumidores e dos concorrentes.

Logo, a companhia deve ficar atenta às cláusulas que insere nos contratos e acompanhar como está a qualidade dos serviços oferecidos.

2. Fique atento aos termos e às renovações

No período de vigência do contrato, podem ocorrer situações extraordinárias, que não estavam previstas no documento. Geralmente, uma das partes sairá perdendo diante do ocorrido.

Por exemplo: uma nova lei foi aprovada impondo regras para as seguradoras. O serviço terá um custo adicional em todos os contratos, que não estava previsto.

Nesse caso, caberá aos envolvidos fazer uma revisão nos documentos e conversar com os clientes.

Muitas vezes, será preciso adicionar um custo ao termo já estabelecido ou repassar o valor no período de renovação do documento.

Esse monitoramento dos arquivos deve integrar uma sistemática da empresa. Afinal, a falta de gestão de contratos pode prejudicar as finanças da companhia.

Além disso, a empresa precisa ter uma pessoa responsável por fazer as renovações dos termos com os consumidores. A prática auxilia a fidelização e também dá uma garantia de rentabilidade para o negócio.

Essa organização e preocupação da prestadora de serviços em renovar o contrato também passa mais confiança ao cliente, que não ficará desprotegido caso uma eventualidade aconteça.

3. Mantenha um relacionamento ativo com o cliente

Atualmente, há muitas ferramentas para facilitar a comunicação entre prestadores de serviços e os seus clientes. Por isso, a gestão de contratos também envolve um relacionamento ativo com os envolvidos.

Conhecer as opiniões dos clientes é fundamental para a companhia poder melhorar os seus serviços e fidelizar os consumidores.

4. Antecipe possíveis ajustes financeiros

Geralmente, os valores determinados nos contratos estão associados a indexadores, sejam eles taxas cambiais ou índice de inflação.

Portanto, é fundamental acompanhar essas mudanças no cenário econômico para prever possíveis aumentos nos custos do serviço.

Isso permitirá que a companhia mude a sua tabela de preço ao longo do ano para novos clientes, a fim de evitar prejuízos.

5. Gere relatórios

Um amplo número de contratos nem sempre significa que a empresa tem saúde financeira. Tudo dependerá do valor de entrada e saída de recursos, das cláusulas determinadas no acordo e o impacto de cada ação no negócio.

Por exemplo: uma empresa de seguros para automóveis tem uma margem de lucro baseada no número de clientes e na média de ocorrências atendidas.

Se ela for acionada mais vezes em um determinado período, isso poderá gerar um desequilíbrio nas finanças.

Para conseguir acompanhar esses indicadores, é muito importante criar relatórios financeiros e de contratos. Esses documentos permitem o cruzamento de dados para uma análise aprofundada sobre o negócio.

Eles também auxiliam o gestor a tomar decisões mais acertadas para o futuro da empresa.

6. Crie ações para fidelizar clientes

É sempre bom manter um consumidor que paga as contas em dia e não traz muitos gastos para a companhia, certo? A fidelização da clientela também faz parte de uma boa gestão de contratos.

Portanto, é muito importante criar medidas para incentivar a permanência dos bons clientes na empresa.

Podem ser estabelecidos descontos na renovação para quem não gerou despesas ou brindes no final do ano, por exemplo.

7. Use a tecnologia para facilitar a gestão de contratos

Nem sempre é fácil fazer o gerenciamento e a integração das informações jurídicas e financeiras de uma empresa. Cada setor tem as suas demandas a cumprir e, muitas vezes, não existe um diálogo aberto entre as equipes.

A tecnologia pode facilitar esse processo.

Alguns softwares conseguem integrar diversos setores da companhia e gerar relatórios personalizados para o gestor. Essas ferramentas também auxiliam no monitoramento das informações e dos prazos de vencimento dos contratos.

Um software de gestão de contratos também facilita o cálculo de custo médio do serviço, o acompanhamento das políticas comerciais e as análises gerenciais.

Isso tudo torna o processo mais confiável e seguro, pois as informações ficam concentradas em um ambiente.

Enfim, a boa gestão de contratos exige um monitoramento constante da equipe envolvida, assim como a identificação sobre a qualidade do serviço prestado.

Um sistema focado nas particularidades do negócio pode facilitar muito o gerenciamento dessas informações.

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