Conheça as melhores práticas para uma gestão de compras de sucesso

Quem trabalha no varejo conhece bem essa realidade.

Não é incomum um produto de alta demanda faltar nas prateleiras, causando a insatisfação dos clientes e a perda de negócios.

Por outro lado, a aproximação da data de validade força liquidações que derrubam as margens de lucro, mas evitam um problema ainda maior: o descarte de mercadorias vencidas.

A solução para essas e outras situações é a gestão de compras adequada e estratégica.

Sua empresa conhece as melhores práticas para implementá-la?

Se você acredita que a gestão de compras no seu negócio precisa melhorar, não perca este post!

Vamos falar sobre a sua importância estratégica para uma empresa e abordar as melhores práticas que o seu negócio pode implementar para evitar esses transtornos. Confira!

A importância estratégica da gestão de compras

Gastar para ganhar é o princípio do varejo.

Supermercados, lojas de roupas, presentes e utilidades domésticas, restaurantes — esses e a maioria dos outros estabelecimentos comerciais precisam comprar mercadorias para vender aos seus clientes e obter lucro.

Até mesmo quem fabrica produtos necessita de insumos para a produção. Portanto, essa é a lógica do mercado.

Porém, embora a empresa precise se abastecer para evitar a ruptura, é fundamental considerar o giro das mercadorias.

Estoque parado gera prejuízo: ele afeta a liquidez do negócio, dificulta o cumprimento de compromissos financeiros e impossibilita investimentos.

Especialistas afirmam que muitas empresas concentram uma parte significativa de seus recursos financeiros no estoque.

Em alguns casos, a porcentagem de ativos totais investidos em mercadorias chega a 46%.

Por isso, a gestão de compras é uma atividade estratégica. Quando feita de forma inteligente e planejada, ela é capaz de otimizar recursos e potencializar os lucros do negócio.

É preciso que o responsável conheça a demanda por um produto, as condições para venda e consumo (como validade) e planeje as aquisições de acordo com um cronograma baseado nesses dados.

Visando a esses aspectos, selecionamos algumas práticas que contribuem para uma boa gestão de compras. Veja quais são elas no próximo tópico.

Práticas recomendadas para uma boa gestão de compras

No que diz respeito à gestão de compras, é importante diferenciar duas questões. A primeira diz respeito à qualidade e à procedência dos materiais.

Esses são requisitos indispensáveis para não colocar os consumidores em risco e zelar pela credibilidade do estabelecimento.

Em segundo lugar, destacaremos práticas relacionadas ao giro das mercadorias.

Elas são fundamentais para evitar perdas, priorizar produtos que garantem uma margem de lucro maior e potencializar os ganhos da empresa. Trataremos dessas questões a seguir.

Qualidade dos produtos adquiridos

A qualidade dos itens oferecidos é fundamental para atender às expectativas dos clientes e à proposta da empresa.

Além disso, outro aspecto essencial é a segurança dos consumidores, que não devem, em nenhum momento, ser expostos a riscos decorrentes do uso do produto.

Desde que seja respeitado o requisito de segurança, a empresa pode usar outros critérios para analisar a qualidade das mercadorias — as quais precisam oferecer a melhor relação custo-benefício possível, de acordo com as necessidades e as características de seu público-alvo.

O produto e o preço devem ser equilibrados ao poder aquisitivo do público que vai adquiri-lo.

Portanto, não se trata de oferecer a melhor opção existente no mercado, nem sempre acessível a todos.

O segredo é oferecer o produto de maior qualidade possível dentro daquela faixa que o consumidor se dispõe a pagar.

Procedência da matéria-prima e do fornecedor

Essa é outra questão fundamental que impacta a segurança de todos os envolvidos no processo produtivo, de ponta a ponta.

A empresa precisa garantir que a matéria-prima foi obtida conforme a legislação vigente e que a fabricação foi adequada às normas estabelecidas.

Para garantir a qualidade, é importante visitar o fornecedor e analisar as condições de produção.

A adoção de processos corretos e padronizados é relevante para a qualidade dos produtos e para a segurança de quem vai utilizá-los.

Cumprimento das normas fiscais

Todo produto adquirido por um estabelecimento precisa estar de acordo com normas fiscais.

É um direito do estabelecimento varejista exigir comprovações de que o fornecedor está em dia com a sua prestação de contas ao governo.

Esse cuidado evita imprevistos que podem causar prejuízos ao seu negócio.

Realização de diagnóstico

Depois de analisarmos esses fatores que envolvem a segurança, a qualidade e a credibilidade da empresa, vamos abordar aspectos práticos relacionados ao giro de mercadorias.

A primeira medida para implementar uma boa gestão de compras é a realização do diagnóstico.

Reúna os responsáveis por esse departamento, escolham um período para análise e usem os dados para mapear a cadeia de suprimentos.

Dediquem uma atenção especial a incidentes como rupturas, principalmente se elas ocorrem com frequência.

Também é importante identificar os produtos que permanecem por mais tempo no estoque. Verifiquem se houve uma queda real nas vendas em comparação ao mesmo período do ano anterior ou se a compra foi excessivamente otimista.

Estudos mostram que, em alguns setores, os itens que compõem apenas 20% do estoque correspondem a 80% do valor investido pelo gestor.

Portanto, é fundamental que sua aquisição seja bem avaliada, garantindo que eles tenham o giro necessário para gerar lucro e liquidez para o negócio, em vez de consumir recursos.

Outra atividade importante é o cadastramento e a classificação de fornecedores.

Eles devem ser listados e avaliados quanto à capacidade de cumprir acordos e prazos de entrega, à flexibilidade para negociação e ao atendimento em situação de crescimento repentino de demandas, entre outros aspectos.

Elaboração de um plano de ação

O diagnóstico forneceu uma base para que a sua equipe de compras identificasse falhas e acertos.

Agora, é o momento de sugerir procedimentos que podem solucionar os problemas verificados.

Pode ser necessário rever processos internos ou, inclusive, buscar alternativas diferentes no mercado.

A equipe pode buscar um novo fornecedor quando o habitual tem dificuldade em cumprir os prazos de entrega, por exemplo.

Porém, se esse possível novo parceiro não atende a outros requisitos, como a qualidade, talvez a solução seja manter o contrato antigo mas realizar os pedidos com maior antecedência.

Esse é apenas um exemplo.

O que desejamos destacar é que o plano de ação deve trazer alternativas internas ou externas para solucionar cada um dos problemas diagnosticados.

Utilização do Benchmarking

Essa é uma prática cada vez mais comum em vários setores.

O Benchmarking é uma análise da concorrência com a finalidade de identificar procedimentos, produtos, serviços e técnicas que contribuem para que as melhores empresas do mercado alcancem grandes resultados e satisfaçam a sua clientela.

Portanto, o Benchmarking exige muita pesquisa apurada.

Saiba quem são os seus principais concorrentes, descubra quais são as suas práticas em relação à gestão de compras e avalie quais delas podem ser inseridas em seu plano de ação.

Aplicação da tecnologia

Hoje em dia, a tecnologia é a principal aliada de praticamente todos os setores de uma organização.

Ela não só tem um papel operacional, mas também contribui para as atividades estratégicas, fornecendo dados e relatórios gerenciais.

Por meio de sistemas integrados, o departamento de compras consegue obter relatórios e mapear a movimentação de mercadorias.

Eles mostram, com base no faturamento, o volume médio de produtos que o seu público demanda, bem como o consumo em períodos específicos.

Com base nessas informações, o departamento de compras consegue fazer uma projeção realista de vendas.

Dessa forma, ele pode planejar as suas ações para garantir o suprimento da demanda de forma equilibrada, evitando aquisições desnecessárias que levam ao acúmulo de itens no estoque.

Um sistema de Enterprise Resource Planning (ERP) também permite que essa equipe descubra quais são as mercadorias que equilibram uma boa demanda com uma margem de lucro atrativa.

Assim, se houver realmente a necessidade de priorizar o investimento no estoque, esses recursos serão direcionados aos produtos certos.

Finalmente, com organização e planejamento, é possível usar a gestão de compras para potencializar os lucros de um negócio no setor varejista.

Com boas práticas, avaliação permanente e aperfeiçoamento constante, é possível reduzir o desperdício e garantir a satisfação dos consumidores e gestores.

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