Falhas na implantação de ERP podem levar à falência. Conheça o case da Shane Co.

Não há dúvidas de que a implementação de um ERP é um momento singular para qualquer empresa.

Por meio dessa ferramenta, é possível otimizar processos e unificar departamentos, elevando o nível de qualidade da organização a um novo patamar.

Entretanto, isso faz dessa mudança um processo delicado.

Falhas na implantação de ERP podem custar caro — como nos mostra o case da Shane Co., uma joalheria que, após anos de grandes faturamentos, se tornou o exemplo do que não deve ser feito ao adotar o sistema.

Ainda assim, é possível tirar uma série de lições valiosas desse evento icônico.

Pensando nisso, mostraremos aqui os erros cometidos pela empresa e que estratégias não podem ser ignoradas na hora da implantação. Confira!

Qual era o projeto de ERP da Shane?

A Shane Co., uma joalheria com base no Colorado (EUA) cujo faturamento alcançou cerca de 200 milhões de dólares, elaborou o seu projeto para implantação de um ERP no ano de 2006.

No planejamento inicial, o custo estipulado era de 8 a 10 milhões de dólares para um processo que duraria em torno de um ano. Já em 2009 (três anos depois), após uma sucessão de falhas e o objetivo não alcançado, a empresa declarou falência.

Entre as justificativas para o fechamento das portas, a Shane destacou o fato de que o custo total da tentativa de implantação chegou a 36 milhões de dólares — nada menos do que o triplo do planejado.

O que era para se tornar uma fase de expansão acabou inviabilizando os negócios da empresa, a ponto de levá-la ao seu fim.

Após o ocorrido, especialistas no assunto fizeram algumas análises do processo e rapidamente levantaram alguns pontos que estão relacionados com o fracasso.

O que deu errado?

Para começar, o projeto era extremamente “inflado” para o tamanho da Shane.

Em geral, uma empresa costuma investir até 9% do seu faturamento anual no sistema de ERP.

A Shane, por sua vez, gastou duas vezes mais do que isso, passando por cima da margem de segurança e eliminando o seu próprio capital de giro.

Cerca de dois anos após o início do processo, o ERP entrou em funcionamento de alguma forma — já com custos extremamente elevados.

Entretanto, em pouco tempo, a empresa notou que o novo sistema não provia números precisos em relação ao inventário.

O resultado foi que, em pouco tempo, o estoque passou a operar com níveis muito altos e combinações inadequadas de produtos.

As operações da empresa, como um todo, foram afetadas.

Enquanto havia excesso de estoque de um item cujas vendas eram baixas, eventualmente poderia faltar um outro produto mais procurado — exatamente o oposto do que buscamos com a adoção de um ERP.

As vendas, que alcançaram os 275 milhões de dólares em 2007, caíram para algo entre 207 e 210 milhões.

Na declaração de falência, os ativos da Shane alcançavam a marca de 100 milhões de dólares, enquanto as suas dívidas ultrapassavam os 500 milhões.

A plataforma contratada não entregava 100% do que havia sido prometido.

Desse modo, a Shane não estava preparada para lidar com os problemas decorrentes das falhas na implantação.

Assim, é possível listar os 4 principais erros da companhia nessa ocasião:

  1. falha ao elaborar o escopo do projeto e ao estabelecer o seu custo (cerca de 18% do faturamento);
  2. ausência de um mapeamento de processos eficiente;
  3. falta de testes das funcionalidades antes da implantação;
  4. escolha de um software com requisitos insuficientes.

Enquanto o orçamento não condizia com a realidade financeira da companhia, houve a falta de conhecimento dos seus próprios requisitos (workflow).

Se os processos tivessem sido mapeados com eficiência, seria possível identificar com antecedência a incapacidade do sistema de atender às demandas da empresa.

Por isso, vale a pena estar atento a certos fatores na hora da implantação.

O que aprendemos com o case da Shane?

Em primeiro lugar, é fundamental investir algum tempo na escolha de um sistema adequado.

Isso exige conhecer profundamente as atividades de sua empresa, tanto em nível de core business quanto os processos específicos de cada setor.

Muitas vezes, pode ser importante envolver os gestores de cada departamento na elaboração de um documento com os requisitos mínimos a serem entregues.

Esse será o escopo do projeto, um primeiro passo que deve ser seguido do cálculo do investimento.

É essencial ser realista e se manter dentro do orçamento da empresa.

Como citamos anteriormente, uma margem segura pode ser a de 9% do valor do faturamento anual da empresa.

Entretanto, é possível encontrar casos de companhias que realizam uma implantação de sucesso investindo menos de 5%.

Com algumas opções em mãos, é hora de realizar comparações e negociar com os fornecedores do sistema.

Certifique-se de que se trata de uma empresa bem reconhecida no mercado. Esse acompanhamento é crucial para superar eventuais problemas e manter o planejamento em dia.

Uma fase de testes também deve ser elaborada cuidadosamente.

Com o mapeamento de processos e os requisitos mínimos no papel, é possível ter uma boa noção de como o sistema deverá funcionar.

Ainda assim, essa fase de testes possibilitará a identificação de pontos cegos no projeto, a tempo de tomar medidas para corrigir os problemas.

Além disso, todos os colaboradores da empresa devem ser envolvidos, de alguma forma, no projeto.

A adoção de um ERP muda a cultura empresarial, pois insere uma automatização de processos que certamente terá impactos em todas as funções.

Os profissionais que manipularem o sistema devem ser previamente treinados; os que são impactados indiretamente devem ao menos compreender em algum nível o funcionamento do sistema, quais são os seus objetivos e por que é fundamental seguir os processos à risca.

Assim, qualquer sinal de problemas na cadeia de processos pode ser identificado e tratado.

Se o estoque não for gerenciado com eficiência, algo pode ser feito.

Se um departamento não está registrando os dados como deveria, ações também podem ser tomadas.

A adoção de um ERP é um importante passo para a integração total de sistemas — o que representa uma das tendências essenciais da jornada digital. Por isso, certifique-se da qualidade do software escolhido e invista na capacitação e no engajamento dos colaboradores.

Dessa forma, a sua empresa se manterá protegida contra falhas na implantação de ERP e poderá extrair apenas o que há de positivo nessa importante fase de evolução tecnológica!

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