ERP e CRM: veja quais são as diferenças e como integrar!

Em tempos de jornada digital, é cada vez maior o valor dos dados e das informações para o dia a dia de uma empresa.

O velho tino empresarial — muito utilizado no passado — hoje dá espaço para análises reais, baseadas em dados concretos do mercado e da própria empresa, servindo de base para uma tomada de decisão muito mais estratégica e vantajosa.

Nesse contexto, soluções como ERP e CRM são bastante comuns — e é sobre elas que falaremos adiante.

No cenário empresarial dos dias de hoje, em que a tecnologia é a base para uma série de ações internas e externas dos negócios, gestores e líderes têm o apoio do ERP e CRM para centralizar informações essenciais.

Essas ferramentas produzem estatísticas, relatórios e informações capazes de aumentar a visibilidade sobre as operações, gerando insights e melhorando a competitividade da empresa.

No entanto, para obter o máximo proveito dessas ferramentas, é preciso conhecê-las mais a fundo, pois, embora possam trabalhar integrados, ERP e CRM têm finalidades e modo de operação distintos.

Pensando nisso, preparamos este post para esclarecer melhor as diferenças dessas soluções e mostrar como é possível integrá-las de maneira produtiva. Continue a leitura e confira!

ERP e CRM: quais são as principais diferenças?

Como dito, o conceito de ERP e de CRM não se confundem. Embora sejam ferramentas tecnológicas de aplicação bastante comum dentro das empresas, elas têm funções diversas e características próprias. Vejamos de forma mais detalhada.

Sistema ERP

O Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais, em português, nada mais é do que um software de gestão empresarial que tem como premissa básica a automatização de processos ligados ao gerenciamento interno da empresa.

Trata-se, dessa forma, de um sistema voltado para a melhoria da execução de processos, a partir da modernização e maior integração das informações de áreas essenciais do negócio. A exemplo, podemos citar:

  • contabilidade;
  • recursos humanos;
  • comercial;
  • controle de estoque e logística;
  • produção;
  • financeiro — área em que há um certo destaque em relação às demais.

O ERP é um recurso bastante eficaz, sendo mais adequado para empresas de médio e grande porte.

Nesse tipo de organização, há uma necessidade maior de se manter a coesão e a padronização dos processos e das informações, além de haver uma maior integração entre diferentes pontos do negócio.

A partir do uso desse sistema, imprime-se uma gestão mais aprofundada do negócio, sobretudo em relação às finanças.

Esse software centraliza a gestão, facilitando a vida de diretores financeiros na hora de controlar entrada e saída de recursos, custos operacionais, gastos, nível de inadimplência, entre outras informações essenciais.

Vale destacar, ainda, a versatilidade do ERP no que diz respeito à gestão de processos administrativos e operacionais.

Soluções mais completas como o sistema Protheus, por exemplo, garantem a integração com outros sistemas, como CRM, HCM e SCM, além servirem de base para:

  • controle de diferentes unidades da empresa;
  • gestão e participação acionária;
  • acompanhamento de atos societários, como concessões, alvarás de funcionamento e portarias, tudo a partir de um único sistema;
  • gestão de contratos;
  • gestão de procurações;
  • entre outras.

CRM

Por outro lado, o Customer Relationship Management — ou simplesmente CRM — é um sistema que tem como foco otimizar a relação da empresa com os seus clientes.

Ou seja, ele é utilizado em negócios em que há uma preocupação maior de se atender às expectativas e demandas do usuário, muitas vezes antecipando-as.

Para isso, a ferramenta opera a partir da coleta e sistematização de dados específicos sobre os clientes, bem como informações relacionadas às interações já realizadas, aos padrões de mercado, aos registros de reclamações, aos elogios, entre outros dados de valor.

O CRM, em resumo, é utilizado pelas empresas para direcionar ações.

Por intermédio de análises de comportamento e da interpretação de informações coletadas ao longo da jornada do consumidor, busca-se alinhar os serviços/produtos da empresa às necessidades do usuário. Dessa maneira, oferecendo uma experiência mais rica, sempre com o objetivo de fidelizá-lo.

Como integrar essas duas ferramentas?

Como vimos, tanto o ERP quanto o CRM são ferramentas altamente estratégicas para a rotina de uma empresa. Porém, é possível torná-las ainda mais eficientes e úteis a partir do momento em que operam de maneira integrada.

Essa integração é o que permite uma maior fluidez nos processos, auxiliando e agilizando, por exemplo, as ações do setor comercial, uma vez que podem fechar vendas de maneira mais rápida e segura, a partir da integração com o setor financeiro.

Assim, o setor comercial evita assumir riscos desnecessários nas vendas e contrariar os parâmetros da empresa — de rigidez ou de flexibilidade de crédito — por falta de comunicação.

Para tanto, essa integração depende de alguns fatores elementares. Tais como:

Personalização das ferramentas de ERP e CRM

É fundamental que ambas as soluções tenham uma alta compatibilidade técnica em relação às especificidades da empresa.

Logo, o fornecedor do software precisa entregar uma ferramenta devidamente alinhada ao perfil de utilização do negócio, coletando e sistematizando os dados certos.

Ambiente propício para a integração

A perfeita integração entre ERP e CRM, em grande medida, depende da existência de um ambiente empresarial preparado para essa integração.

Aqui, nos referimos a um ambiente em que exista uma cultura de utilização inteligente dos dados, além de uma infraestrutura que possibilite a utilização desse tipo de tecnologia. Afinal, essa é a realidade atual dos negócios.

Perder tempo e produtividade coletando, reunindo e estruturando dados manualmente não condiz com a dinâmica do mercado.

No entanto, embora haja necessidade e vontade de se modernizar com um ERP, é preciso ter em mente que a empresa precisa se preparar e se organizar para implementar um ERP.

Em outras palavras, o negócio precisa estar pronto para integrar setores, comunicar com eficiência e abandonar expedientes manuais.

Assim, a atualização dos processos para um modelo informatizado, com o ERP, não se tornará um problema, mas uma resposta para aquilo que a empresa já se preparava.

Quais são as vantagens dessa integração?

Elimina a duplicidade de dados

Ao unificar o controle dos dados a partir da integração de diferentes sistemas, a duplicidade de dados se torna uma ocorrência menos comum, já que a centralização evita o uso de diferentes bancos de dados e que, em muitos casos, carregam as mesmas informações.

Esse tipo de situação não só sobrecarrega o sistema, como também os colaboradores, que têm que realizar o mesmo trabalho mais de uma vez.

Promove uma redução de custos

Ter menos sistemas a serviço da empresa, além de facilitar a gestão e a curva de aprendizagem dos colaboradores, reduz os custos com suporte, adesão e manutenção de diferentes soluções.

Nesse caso, ter uma única ferramenta gerenciando tudo é bem mais estratégico e econômico.

Aumenta o aproveitamento dos dados

A partir de dados centralizados e muito mais acessíveis aos usuários, o aproveitamento de cada informação se torna mais eficiente e útil para as operações.

Por exemplo, ao realizar suas vendas, o setor comercial de uma empresa pode ter acesso, em tempo real, às análises financeiras, perfil do cliente, além de outras informações do CRM.

Munidos dessas informações, o setor comercial pode fechar contratos com mais segurança, assumindo riscos de crédito controlados, o que evita inadimplência e rupturas no caixa.

A integração, nesse contexto, aprofunda a integração, trazendo um panorama informativo muito mais completo aos membros da empresa, otimizando significativamente diferentes setores e processos.

Reforça a segurança da informação

Como estamos falando de uma base de dados única, a segurança da informação também é tida como um reflexo positivo da integração.

Assim, em vez de se preocupar com diferentes fontes de dados, a empresa tem que focar seus recursos e esforços na proteção de apenas um repositório, o que facilita ações de backup, comunicação e sincronização com provedores de serviços em nuvem, por exemplo.

Reduz o retrabalho

Ao lidar com diferentes ferramentas e fontes de informações, é muito comum que erros e conflitos de dados ocorram, exigindo a correção e o retrabalho por parte dos responsáveis.

No entanto, a integração entre os sistemas e a consequente parametrização na nutrição dos bancos de dados reduz as chances de que tais fatos aconteçam, assim como a duplicidade de informações, como já citamos.

Consequentemente, há uma redução de custo e a otimização dos recursos da empresa e do tempo dos funcionários. Essa medida afeta positivamente também a eficiência na gestão, ao fornecer dados mais concisos e precisos aos líderes.

Facilita a manutenção do sistema

É válido citar a vantagem que a integração entre ERP e CRM traz no quesito manutenção do sistema.

Aqui, o cerne está na unificação dos processos em uma só base. Por si só, essa medida já reduz a dependência de profissionais de TI e recursos adicionais para manter o bom funcionamento do sistema.

Ou seja, em vez de ser necessário dar suporte à diferentes ferramentas em diferentes setores, foca-se em apenas uma única, melhorando a gestão dos custos, a agilidade nos reparos e o domínio sobre a ferramenta, o que facilita a identificação de falhas.

Por fim, como foi possível perceber, integrar ERP e CRM é uma ação totalmente alinhada aos padrões atuais do mercado.

A automatização de processos e a integração é a chave para a diminuição do retrabalho e, ainda, para a simplificação das rotinas. Tudo isso impacta direta e positivamente os custos da empresa e otimiza o tempo dos funcionários e colaboradores, garantindo ainda mais produtividade.

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