Quais são as vantagens da digitalização de documentos para a sua empresa?

A sua equipe perde muito tempo procurando os documentos necessários para avaliar contratos, informações de fornecedores ou clientes?

A digitalização de documentos pode acabar com esse problema. Ela ajuda a empresa a deixar os arquivos mais organizados, o que facilita a pesquisa pelos materiais.

O processo ainda dá muito mais segurança para a companhia, que não fica tão vulnerável sob o risco de perder dados importantes.

Ele ainda permite que o colaborador consiga visualizar os documentos de qualquer lugar, seja durante um trabalho home office ou uma viagem de negócios.

Quer compreender como funciona a digitalização e quais são as suas vantagens? Acompanhe!

O que é a digitalização de documentos?

Antes de tudo, é importante compreender que a digitalização é algo bem diferente de um documento digital.

O segundo já nasce no meio eletrônico e tem a sua garantia devido ao uso de um certificado digital.

Em contrapartida, a digitalização de documentos consiste na conversão de arquivos analógicos (papel) em um meio digital.

Ainda não existe uma lei no Brasil para regulamentar o seu valor legal. Contudo, a prática facilita o armazenamento e o gerenciamento das informações de uma organização.

Essa é uma maneira de disseminar mais facilmente os dados entre os colaboradores e dar mais agilidade à busca dos arquivos.

Quais são as vantagens de digitalizar os documentos?

O processo pode oferecer muitos benefícios para a organização e para os profissionais que utilizam os documentos diariamente em suas atividades. Confira:

Segurança

Os documentos digitalizados têm mais durabilidade e ficam protegidos da ação do tempo ou da umidade.

Quando inseridos em um sistema de gerenciamento, eles são armazenados com mais segurança, pois a solução permite o acesso apenas de pessoas cadastradas.

O usuário precisa usar o seu login e a sua senha para visualizar o documento.

Isso também gera um controle sobre o uso ou a alteração de qualquer arquivo. Para complementar, o sistema faz backups frequentes para assegurar uma cópia atual de todas as informações.

Organização dos arquivos

Ao utilizar um sistema para gerenciamento eletrônico, os documentos são separados e identificados conforme a tarefa ou o cliente.

Ainda é possível fazer o armazenamento do histórico dos materiais e disponibilizá-los em vários servidores. Isso deixa os documentos mais organizados e acessíveis para os usuários cadastrados.

Agilidade no acesso às informações

A organização dos materiais dá muito mais agilidade ao trabalho da equipe. O sistema possibilita a busca indexada por palavra-chave.

Além do mais, se um colaborador estiver ausente do escritório, mas com acesso a um computador e internet, ele poderá visualizar os documentos mediante o uso de login e senha.

A metodologia também evita o compartilhamento de informações por e-mail, que pode causar dúvidas e enganos sobre o material correto a ser utilizado.

Aumento da produtividade

Você já calculou o tempo que a sua equipe perde procurando as pastas de documentos da empresa?

A digitalização de arquivos contribui para aumentar a produtividade da equipe, uma vez que eles poderão ser encontrados em alguns segundos. Basta acessar o sistema e utilizar a palavra-chave na pesquisa. É rápido e fácil!

Além disso, os documentos estarão protegidos e resguardados de qualquer alteração indevida.

Essa exatidão das informações evita o retrabalho dos profissionais, muitas vezes causado por erros na identificação do arquivo correto. Afinal, o sistema identifica facilmente qual é a última versão do documento.

Redução de custos

A digitalização dos arquivos auxilia a companhia a reduzir os custos oriundos das impressões de documentos, pois os colaboradores podem acessar as informações em meio digital.

A prática ainda favorece a sustentabilidade do planeta com a diminuição do uso de papel.

Como funciona o processo de digitalização?

Ele é realizado em várias etapas. Por isso, o mais indicado é buscar tecnologias de empresas que tenham experiência no assunto.

Isso garantirá a integridade dos documentos e a segurança da atividade. Veja como funciona:

Coleta

Essa é a etapa inicial em que os documentos físicos são coletados, conferidos e registrados.

O trabalho deve ser realizado com muita atenção, para evitar que alguns materiais se extraviem.

Classificação

Após reunir todos os documentos, é necessário fazer o reparo dos que estiverem manchados ou amassados.

Em seguida, eles são higienizados e os objetos (como grampos) são retirados das folhas para não prejudicar a digitalização. Assim, será possível garantir a qualidade do material.

Digitalização de documentos

É necessário escanear os arquivos um a um, na ordem em que eles estavam armazenados.

Isso facilita na hora de guardar todos os materiais novamente. O profissional que executa a tarefa deve ficar atento para remover qualquer sujeira ou problema na imagem.

Também é importante fazer um controle de contraste e nitidez, pois é isso que garantirá a qualidade do produto final. Em alguns casos, é necessário repetir a operação algumas vezes para obter uma imagem clara e precisa.

Indexação

Essa é a etapa em que os documentos são organizados dentro do servidor em que serão armazenados.

Em seguida, é necessário realizar a indexação, para inserir informações como nomes e datas. Isso facilita a localização dos arquivos.

Ao utilizar um software para gerenciamento de documentos, o trabalho se torna mais fácil. Será possível escolher as palavras-chave para identificar os materiais. A solução ainda disponibiliza os arquivos na nuvem, o que permitirá o acesso de qualquer lugar.

Consulta

Ao finalizar a indexação, os materiais estarão prontos para serem visualizados pelos usuários cadastrados. Dessa forma, é só disponibilizar o acesso aos profissionais da empresa para que possam fazer a consulta.

Contratação de um software especializado

Quando a companhia decide digitalizar os seus documentos, é muito importante considerar a contratação de um software especializado, que pode auxiliar nesse processo.

Isso economiza tempo dos colaboradores e dá mais segurança de que os dados foram digitalizados com qualidade.

Como você pôde notar, a digitalização de documentos dá mais agilidade para as demandas da organização e facilita o trabalho da equipe.

Isso não exime a companhia de guardar os arquivos físicos pelo período determinado em lei, mas possibilita que os colaboradores executem as suas tarefas quando estiverem em alguma viagem de negócio.

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