Veja como o controle de caixa pode ajudar a sua empresa a crescer

Embora o propósito de um negócio vá muito além do dinheiro, nada acontece sem ele.

A saúde financeira de uma empresa é essencial para promover o seu crescimento, permitir investimentos e, até mesmo, garantir a sua sobrevivência.

Para isso, é recomendável que o gestor adote algumas boas práticas de acompanhamento dessa área, sendo que uma das principais é o controle de caixa.

Você usa esse procedimento para monitorar a entrada e a saída de dinheiro do seu negócio?

Quer saber como o controle de caixa pode ajudá-lo a avaliar a saúde financeira da empresa e como fazê-lo? É sobre isso que vamos falar neste post! Então, continue a leitura!

O que é o controle de caixa?

O controle de caixa é um procedimento administrativo muito simples.

Para que ele aconteça, o gestor ou responsável por essa atividade deve registrar todas as entradas e saídas de dinheiro que acontecem diariamente na empresa.

Sua principal função é fazer com que a pessoa que analisa o controle veja rapidamente a situação atual do caixa.

Ou seja, ela consegue identificar o dinheiro que está à disposição do negócio naquele momento, bem como as fontes recentes de receitas ou despesas.

Outra função do controle de caixa é permitir uma análise rápida dos resultados da empresa.

As informações sobre a movimentação daquele dia, dos dias anteriores ou até do mês já apontam se o negócio está caminhando rumo ao lucro ou ao prejuízo nesse período.

Qual é a diferença entre controle de caixa e fluxo de caixa?

O fluxo de caixa parte do mesmo princípio que o controle de caixa.

Ele tem como objetivo mostrar todas as entradas e saídas, mas é um procedimento mais detalhado, pois considera outras fontes além do dinheiro disponível na empresa.

O fluxo de caixa inclui nesse cálculo os saldos das contas bancárias do negócio, os pagamentos realizados, bem como os compromissos financeiros e as dívidas que o negócio precisa honrar.

Portanto, esse procedimento realmente mostra todos os recursos que a empresa possui.

Sempre vale a pena destacar que os dois procedimentos são importantes.

Porém, enquanto um é mais detalhado e serve para a análise profunda, o outro é um instrumento rápido para compreender a situação momentânea do negócio.

Portanto, o fluxo de caixa tem um papel estratégico para a empresa.

Ele embasa decisões que terão impacto em médio e longo prazo. Já o controle de caixa tem uma função imediata.

Ele ajuda na gestão financeira do dia a dia, mas ainda é um indicativo importante.

Se a empresa, constantemente, registra mais saídas do que entradas em um dia, o administrador deve prestar muita atenção a isso e elaborar um plano estratégico para resolver esse problema.

Assim, o gestor que faz o controle de caixa fica atento a essas situações.

Se ele gerencia uma loja e percebe que, naquela semana, o movimento está atipicamente baixo, pode elaborar alternativas para chamar a atenção dos clientes, aumentar instantaneamente as vendas e, consequentemente, as entradas.

Por que fazer o controle de caixa?

Depois de entender essa diferença e perceber que o controle de caixa permite uma análise rápida, é importante conhecer outros motivos para estabelecer essa prática.

Gerenciamento dos gastos

Toda empresa precisa gastar para ganhar, e isso é fato.

O problema é que muitas empresas perdem a noção de suas despesas, assumem gastos incompatíveis com as suas receitas e, às vezes, nem sabem para aonde esse dinheiro vai.

O resultado é um balanço que registra o prejuízo ou os lucros decrescentes ao final de cada período.

No entanto, o gestor nem sempre tem uma ideia de como solucionar a situação.

O primeiro passo é o gerenciamento dos gastos. O controle de caixa obriga o registro de cada despesa realizada ao longo do dia.

O gestor consegue visualizar os fatores que consomem os recursos financeiros da empresa.

Controle financeiro

Depois de descobrir qual é o destino do dinheiro, o gestor precisa analisar cada saída.

É preciso identificar despesas desnecessárias ou que podem ser reduzidas para equilibrar novamente o orçamento e garantir a lucratividade do negócio.

Nesse momento, a palavra de ordem é controle.

É necessário ser firme para cortar despesas, conscientizar as pessoas de que a saúde financeira da organização favorece a todos e resistir ao impulso de realizar gastos desnecessários.

Planejamento financeiro

A prática de realizar o controle de caixa durante um período mais extenso facilita o planejamento financeiro.

Ele funciona como um diagnóstico, que mostra ao gestor quais são as receitas e as despesas médias referentes a um dia, semana ou mês, tornando o movimento previsível.

Essa previsibilidade é a base para um bom planejamento.

Afinal, quando o gestor tem ideia do que esperar em termos de receita e lucro (inclusive quanto às variações sazonais), ele pode programar investimentos para promover o crescimento do negócio ou torná-lo mais lucrativo.

Apoio à tomada de decisão

Finalmente, o controle de caixa fornece dados importantes para a tomada de decisão.

Ele mostra a movimentação da empresa e a tendência do mercado, o que pode sinalizar se é hora de investir sem medo em um projeto ou ser mais cauteloso.

Além disso, o controle de caixa mostra o resultado imediato de iniciativas pontuais.

O impacto de promoções, liquidações e ações de marketing no faturamento pode ser visto rapidamente por meio desse instrumento.

Ele é, portanto, uma boa fonte de avaliação nesses casos.

Como fazer o controle de caixa?

Muitos gestores entendem a necessidade de realizarem o controle de caixa.

Porém, com uma rotina corrida e uma série de tarefas, nem sempre conseguem tempo para organizar os dados de forma adequada.

Outras vezes, eles até iniciam esse procedimento, mas se esquecem de inserir informações, registram números equivocados e começam a encontrar divergências.

Todas essas dificuldades levam o gestor a desistir do controle de caixa.

Porém, sem uma noção clara da situação financeira da empresa, começam a surgir outros problemas: gastos indevidos e decisões tomadas sem um bom fundamento em dados são os mais frequentes.

Para um controle de caixa preciso e simples, o gestor precisa contar com uma ferramenta eficaz.

Atualmente, o mercado oferece excelentes opções de softwares de planejamento empresarial (Enterprise Resource Planning, ou ERPs), que centralizam todas as informações.

Esse tipo de programa automatiza uma série de tarefas.

Operações como compra, venda, pagamentos e recebimentos são registradas instantaneamente, facilitando a elaboração do controle de caixa e o conhecimento sobre a situação e a saúde financeira do negócio.

Além de facilitar o controle de caixa, o ERP é ainda mais útil para analisar o fluxo de caixa.

Quando esse registro é feito manualmente ou por meio de planilhas, é comum que ele tenha divergências e exija todo um trabalho de conferência e correção.

O software acaba com esse problema.

A conciliação de dados do faturamento, estoque, departamento financeiro e extratos bancários, entre outros, é automática. O resultado é um relatório preciso e consistente, gerado rapidamente e pronto para ser usado na tomada de decisão.

Entendeu qual é a importância do controle de caixa e como ele pode ajudar o gestor a tomar decisões que promovem o crescimento de um negócio?

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