7 práticas fundamentais no controle de contas a pagar e receber

O sucesso de uma empresa pode ser medido de diversas maneiras, seja pelo número de clientes ou pela qualidade dos produtos e serviços comercializados por ela.

No entanto, o futuro de qualquer grande negócio e sua permanência no mercado depende um único fator: o lucro, que garante sustentabilidade à companhia, possibilita novos investimentos e, consequentemente, o crescimento.

Os custos merecem atenção constante, e é sempre preciso encontrar formas de minimizá-los e, em contrapartida, aumentar os ganhos.

Ou seja: faturar mais e gastar menos. É por isso que hoje trataremos de um dos assuntos mais importantes para qualquer negócio: as contas a pagar e receber.

Parece algo trivial, mas muitos gestores não otimizam esse controle e acabam comprometendo as finanças.

Que tal conversar um pouco sobre o assunto e encontrar ideias para melhorar a gestão do seu negócio? Continue a leitura!

Como ter eficiência no controle de contas a pagar e receber?

Mesmo sendo um requisito básico, o controle de contas a pagar e receber eventualmente ocorre de forma imprecisa, até em grandes empresas.

Ele pode parecer simples, mas exige monitoramento constante e certo pragmatismo.

A partir de um controle sistematizado, com processos definidos, você consegue descobrir oportunidades de melhoria tanto no que tange ao aumento do faturamento quanto à redução dos custos.

Veja abaixo 7 dicas práticas essenciais para usar o controle de contas a pagar e receber a favor de sua empresa!

1. Registre todas as movimentações da empresa

Não há gasto ou recebimento tão pequeno que não mereça ser registrado.

Um controle realmente eficiente de contas a pagar e receber começa pelo registro de tudo que entra e sai do caixa.

Esse é o princípio do compliance.

É esse controle que alicerça várias outras informações como:

  • controle de estoque;
  • custos por setor;
  • produtos e serviços mais vendidos;
  • fluxo de caixa;
  • ciclo operacional e financeiro etc.

Isso para citar apenas alguns dos itens, mas na verdade todo o mecanismo financeiro da empresa se utiliza dessas informações e depende dela.

Para que o controle de contas a pagar e receber seja efetivo, célere e confiável, ele precisa contar com duas características: automatização e integração.

Quanto mais um processo depende de informações manuais, mais sujeito a erros ele está.

Assim, automatizar o controle, transpondo qualquer informação inserida em planilhas ou até blocos de vendas e compras é essencial para centralizar dados e garantir que estão corretos.

Além disso, quanto maior for a integração com outros setores — vendas, logística, estoque, compras etc. — mais rapidamente essas informações estarão disponíveis.

E rapidez, como sabemos, é requisito básico para uma tomada de decisão eficiente.

2. Cobre sistematicamente os clientes inadimplentes

A cobrança é um dos setores mais delicados de uma empresa.

Apesar de ser uma tarefa extremamente desagradável, ela é fundamental para garantir a saúde financeira do negócio.

O atraso no pagamento dos compromissos pelos seus clientes acaba impactando o cumprimento das suas próprias obrigações junto aos fornecedores.

Além disso, sua empresa também sai perdendo em outro aspecto: a redução da base de clientes. Afinal de contas, o inadimplemento impede novas compras por um longo tempo.

Além disso, a cobrança deve ser persistente mas, ao mesmo tempo, feita na medida certa.

É preciso ter cuidado para não constranger o cliente em débito e, também, oferecer formas viáveis de parcelamento da dívida. A ideia é aumentar as chances de recebimento.

Então, como garantir que isso seja possível? Com processos definidos, treinamento, sistematização e, novamente, automatização.

Sua empresa precisa ter um processo muito específico, talvez até um fluxograma indicando como deve ser feita a cobrança. A partir disso, é essencial investir bastante em treinamento para que a equipe toda siga o mesmo padrão, sem falhas ou desvios.

E, por fim, para cobranças indevidas, o ideal é utilizar um sistema de controle que mantenha atualizada a lista de clientes inadimplentes, incluindo histórico de tentativas de contato, acordos etc.

3. Estimule o pagamento antecipado

Uma excelente estratégia para evitar a inadimplência e garantir um bom fluxo de entradas na sua empresa é estimular o pagamento à vista.

Para isso, você pode oferecer vantagens àqueles clientes que estão dispostos a pagar antecipadamente pelo serviço ou produto comprado.

Além de minimizar a inadimplência, o estímulo ao pagamento antecipado por meio de vantagens para os consumidores é excelente para fidelizar clientes e manter uma boa imagem no mercado.

4. Gerencie o seu estoque

Mercadorias paradas há muito tempo podem causar um verdadeiro caos nas suas contas a pagar e receber se não forem devidamente registradas.

Um bom controle de estoque preza pela liberação das mercadorias por ordem de compra, tanto para evitar problemas de obsolescência e perda da validade quanto para dirimir as falhas no controle de contas a pagar e receber.

Sem o registro da data e do valor exato da compra, você não saberá exatamente a margem de lucro obtida com a venda de cada item, tampouco seu ciclo operacional.

Além disso, lembre-se de que os custos com armazenagem também pesam sobre sua empresa.

Quando se tem um controle eficiente do estoque, todas as compras são devidamente registradas, facilitando o balanço periódico, e também os gastos com a armazenagem dos produtos são conhecidos.

5. Acompanhe sistematicamente o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um instrumento financeiro essencial para administrar qualquer negócio (até mesmo a vida pessoal).

No entanto, muitos empresários não administram corretamente o fluxo de caixa de suas empresas, principalmente porque estabelecem intervalos de verificação longos demais.

As empresas menores até podem trabalhar com períodos um pouco maiores, mas companhias de maior porte necessitam que o controle do fluxo de caixa seja acompanhado todos os dias, sem falta.

Isso demanda um tempo precioso, caso esse controle seja ineficiente.

Portanto, invista em ferramentas que permitam extrair relatórios e acompanhar os resultados a qualquer momento, sem parada de atividades.

6. Utilize centros de custo

Uma maneira eficiente de controlar suas contas a pagar e receber é dividindo-as em centros de custos que podem ser por setor, filial ou seguindo outro critério adequado à estrutura da sua empresa. Por exemplo:

  • logística;
  • comercial;
  • administração;
  • produção;
  • marketing etc.

Assim, em um levantamento de custos, é possível identificar se um determinado centro de custo vem reduzindo ou aumentando seus gastos e avaliar para quais áreas você precisa delinear estratégias para o corte de despesas.

7. Tenha um sistema ERP

Ao ler as dicas acima, você terá um excelente controle sobre as contas a pagar e receber, mas com um preço: perda de produtividade.

Quando a comunicação entre setores da empresa é feita com papéis ou por mensagens telefônicas, há muito desperdício de tempo, além de grandes chances de erros pelo preenchimento manual.

O mesmo acontece quando o controle de estoque, por exemplo, é feito manualmente ou com o auxílio de planilhas simples.

Ao contar com um bom ERP, você coloca em prática imediata e eficazmente um fluxo dinâmico de informações que é muito benéfico para a tomada de decisão. Entre outras coisas, o sistema é capaz de:

  • integrar controle de estoque;
  • categorizar receitas e despesas em seus respectivos centros de custos;
  • administrar adequadamente tudo que entra e sai da sua empresa.

Além disso, o ERP oferece ao gestor uma interface que possibilita monitorar o todo em tempo real.

Como você viu no artigo de hoje, a gestão do fluxo de caixa de uma empresa é parte fundamental de uma boa administração e garantia de sucesso no futuro para o negócio.

Seguindo as dicas que demos neste conteúdo, você terá muito mais segurança para negociar com fornecedores, realizar investimentos e pavimentar o caminho para o crescimento constante da sua empresa.

Agora que você entendeu importância das contas a pagar e receber e como administrá-las corretamente, que tal assinar a nossa newsletter e receber mais conteúdos relevantes como este?

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