Como funciona um sistema ERP na prática? Entenda neste post!

Para uma gestão de excelência, é necessário que a empresa consiga monitorar as atividades de cada setor corporativo com dados de qualidade.

O problema, no entanto, é que cada área, como financeiro e RH, costuma trabalhar com ferramentas diferentes. Isso dificulta a visão global do negócio, bem como a própria integração entre os setores.

Uma solução que já era conhecida por grandes empresas e agora é acessível para médios e pequenos negócios é o ERP (Enterprise Resource Planning, normalmente traduzido como Sistema de Gestão Empresarial).

No post de hoje, vamos mostrar como essa solução funciona na prática para integrar setores, automatizar processos e otimizar a gestão empresarial.

Conheça o ERP

O ERP foi criado com um objetivo muito simples, mas ousado: fazer com que toda a empresa fale a mesma língua.

A ideia é fazer com que cada setor da empresa compartilhe um mesmo software de gestão, o que permite uma troca de dados mais rápida, uma análise global desses dados e ainda a automação de tarefas burocráticas ou repetitivas.

O sistema gera uma série de relatórios para que os gestores tenham um embasamento sólido no momento da tomada de decisões.

Ou seja, é possível analisar dados, acompanhar o faturamento ou movimentações do financeiro e vários outros aspectos do negócio, como a adequação à exigências fiscais ou gestão de estoque.

Entenda o funcionamento dos módulos

Via de regra, os sistemas ERP são estruturados em cima de módulos correspondentes aos setores da empresa. Ou seja, temos módulos para os setores financeiro, fiscal, de RH e assim por diante.

Cada área, portanto, pode alimentar o seu módulo do ERP, seja manualmente ou de forma automatizada.

Essa estrutura em módulos tem duas grandes vantagens. A primeira é que torna o ERP uma solução escalável: a empresa adquire a quantidade de módulos correspondentes às suas necessidades e ao seu orçamento e, com o crescimento da empresa, novos módulos podem ser adicionados, sem que isso signifique um enorme salto nos gastos.

Por outro lado, os módulos respeitam as características e os processos de cada setor, mas também são fortemente integrados.

Isso significa que o setor de vendas pode visualizar com rapidez dados do estoque ou que o financeiro obtém acesso rápido ao número de demissões, por exemplo, feitas pelo RH em poucos cliques.

Saiba como é a implementação

Os sistemas de gestão de empresarial vêm para unificar os sistemas de cada área da empresa e substituir soluções já consideradas obsoletas ou pouco eficientes, como o de planilhas.

A implementação, portanto, começa com uma identificação das necessidades da empresa — com a análise das ferramentas já utilizadas, passa pela definição de módulos a serem utilizados e é consolidada com o treinamento de funcionários.

Aqui, é importante lembrar que toda solução de TI demanda investimento em infraestrutura tecnológica. Ou seja, além do software, é preciso que a empresa invista na compra ou na adaptação de seus equipamentos, que podem ir de simples terminais até modernização dos servidores internos.

A boa nova é que existem ERP potentes que são baseados na nuvem, ou seja, os dados são armazenados com segurança em servidores externos acessíveis por qualquer dispositivo com conexão à internet, desde computadores a celulares e tablets.

Assim, o ERP também fornece mobilidade aos gestores e reduz custos com infraestrutura.

Visualize o uso do ERP no dia a dia

Como falamos, o ERP vem para integrar a empresa de forma eficiente e segura, o que por si só tem efeitos bastante práticos: os gestores conseguem visualizar qualquer informação com poucos cliques, os dados são salvos nos servidores, compondo um grande histórico da empresa, e os funcionários passam a utilizar um sistema com linguagem parecida, evitando problemas na troca de informações.

Mas o ERP também acelera e padroniza processos, como nos exemplos a seguir:

Controle de fluxo de caixa

Controlar entradas e saídas é uma tarefa comum a toda e qualquer empresa e, portanto, não é segredo que é uma tarefa complexa e cheia de riscos, como a inserção de dados errados ou erros no envio de informações.

Com o ERP, no entanto, grande parte do processo pode ser automatizado e melhor controlado.

Cada compra é inserida manual ou automaticamente no sistema que, por sua vez, pode realizar algumas tarefas importantes, como a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas.

Essas informações podem ser acompanhadas em tempo real pelos gestores, que já têm acesso a dados mais qualificados, como o cálculo de impostos a serem pagos.

O contrato também é disponibilizado automaticamente no sistema, o que pode ser importante para o setor fiscal ou mesmo jurídico da empresa.

RH mais efetivo

Não há como subestimar a gestão de pessoas já que são elas que, no fim das contas, fazem a empresa acontecer.

O RH, portanto, têm um peso estratégico enorme e o seu funcionamento deve ser otimizado com ferramentas eficientes.

O ERP permite que o setor tenha acesso e possa compartilhar dados importantes, que vão dos salários e benefícios de cada funcionário, passando pelo apontamento de faltas, registros de reclamações ou advertências aos funcionários e métricas de produtividade por área ou setor.

Assim, os profissionais do RH conseguem controlar custos com o pagamento regular, mas também despesas geradas pela ausência de um funcionário, repassar dados importantes para o setor jurídico durante demissões e admissões e, inclusive, coletar informações importantes sobre produtividade que possam ajudar a identificar talentos.

Logística 100% monitorada

O impacto positivo do ERP no dia a dia pode ser claramente entendido nos processos logísticos.

Ou seja, desde o acionamento de um fornecedor, passando pela estocagem na própria empresa até o recebimento de um pedido e envio para o cliente. Tudo de forma integrada.

Vamos utilizar o exemplo de um negócio varejista. O sistema pode ser ensinado, por exemplo, que quando o nível de estoque do produto A chegar em 100 unidades, ele deve realizar um novo pedido ao fornecedor que, baseado no próprio histórico de movimentações da empresa (salvo no ERP!), deve ser de 1.000 novas unidades.

O sistema gera o contrato, solicita a nota fiscal e calcula, por exemplo, quanto será gasto com o pagamento de impostos nessa transação.

Ao receber o produto, o sistema pode receber informações inseridas por um funcionário referentes à perdas ou danos aos produtos durante o transporte, o que impacta a avaliação da qualidade do serviço do fornecedor.

Com os produtos em estoque, a empresa está pronta para continuar as suas vendas.

Ao receber um pedido, o ERP gera uma nota fiscal corretamente preenchida com os dados do comprador que também já estavam armazenados no histórico do sistema.

Ou seja, cada etapa foi realizada dentro do ambiente do ERP e uma série de passos foram automatizados.

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