Preparamos 7 motivos para o seu negócio ter produtividade, agilidade e redução de custos

A forma que as empresas se relacionam e se comunicam nos dias atuais mudou, a informação é disponibilizada em muitos meios e a velocidade de entrega é mais rápida que a capacidade de processamento, ou seja, recebemos muitas informações e na maioria das vezes não sabemos o que fazer e como utilizar essa informação para uma tomada de decisão. Na sua organização não é diferente, como os seus colaboradores reagem a isso, como são realizadas as tomadas de decisão e como podemos ter mais produtividade dentro deste contexto?

A TOTVS entende destes desafios e disponibilizou 07 motivos que você precisa saber para suportar o crescimento do seu negócio através de uma plataforma completa que ajusta seus processos, melhora sua comunicação e transforma o ambiente de trabalho de seus colaboradores.

1.º motivo – Disposição de um mecanismo “gerador de processo” que permita automatizar diferentes processos e atividades de grande complexidade, possibilitando a criação de desenho e mapeamento de processos, ou seja, a organização vai possuir apenas um único jeito de executar um conjunto de atividades, portanto todos os usuários irão executar o processo do mesmo jeito, isso gera padronização e documentação do processo, geração de conhecimento para todos os envolvidas naquela atividade, evita erros e retrabalhos que colaboram com a redução de custos em capacitação e treinamento de colaboradores.

2.º motivo – A indexação é uma atividade no processo de gestão que nos possibilitará ter maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações, ou seja, é um recurso que vai identificar, localizar e retornar um conjunto de registros com base em critérios de pesquisa como grupos, subgrupos, séries e peças documentais.

3.º motivo – Acompanhamento do Processo

O acompanhamento do processo permite monitorar a evolução de cada atividade do processo, pois as organizações não operam na base do improviso e nem funcionam ao acaso, tudo deve funcionar dentro de determinados prazos e tempos.

Por isso, as organizações requerem considerável esforço de monitoração em suas várias operações e atividades, portanto monitorar significa acompanhar essas operações e atividades para garantir que o planejamento seja bem executado e que os objetivos sejam alcançados adequadamente.

4.º motivo – Prazo de Conclusão

O gerenciamento de prazos de conclusão das atividades torna-se de suma importância, sendo incontestável, pois o não cumprimento do prazo pode causar altos impactos na organização com multas e penalidades, portanto, o controle de prazo de conclusão deve-se ser acompanhado e monitorado.

Visando mitigar os prazos de conclusões de atividades podemos notificar o solicitante, o requisitante e o gestor com avisos de tolerância, frequência e aviso de expiração tornando a atividade proativa.

5.º motivo – Mecanismo de Atribuição

Mecanismos de atribuição são componentes que permitem selecionar determinados usuários para permitir que determinadas ações, tais como, a função de gestor de um processo, o recebimento de tarefas de processos, ações sobre anexos de solicitações sejam executadas.

Podemos definir algumas formas de atribuição como:

Atribuição por grupo – Esse tipo de mecanismo permite atribuir determinada ação para todos os usuários de um grupo.

Atribuição para grupo – Esse tipo de mecanismo permite atribuir uma atividade para um pool de recursos onde todos os usuários do grupo determinado podem assumi-la.

Atribuição por papel – Esse tipo de mecanismo permite atribuir determinada ação a todos os usuários de um papel.

Atribuição para papel – Esse tipo de mecanismo permite atribuir uma atividade para um pool de recursos onde todos os usuários do papel determinado podem assumi-la.

Atribuição por usuário – Esse tipo de mecanismo permite atribuir determinada ação para um usuário específico.

Atribuição por campo de formulário – Esse tipo de mecanismo permite atribuir determinada ação para um usuário específico que será informado em um determinado campo do formulário associado a um processo.

Atribuição por executor de atividade – Esse tipo de mecanismo permite atribuir determinada ação para um usuário específico que executou uma determinada atividade do processo.

Atribuição por todos os usuários – Esse tipo de mecanismo permite atribuir critérios de segurança dos documentos anexados às solicitações de um processo para todos os usuários ativos na plataforma.

6.º motivo – Notificação aos Usuários

As notificações são avisos ao usuário em relação às pendências ou acontecimentos importantes dentro do sistema. Disponibilizamos algumas formas de entrega destas notificações podendo ser via: central de notificação do usuário “acesso direto a ferramenta localizada no menu superior” ou o usuário pode receber e-mails ou através do recebimento de notificações via SMS nos aparelhos celulares e smartphones.

7.º motivo – A Central de Tarefas

O item Central de Tarefas relaciona todas as tarefas nas quais o usuário está envolvido, seja como requisitante, responsável, gestor, autor ou aprovador. Permitindo a automatização de processos e controle sobre documentos, bem como delegar tarefas aos usuários, todas as tarefas pendentes ou solicitações do usuário são reunidas neste recurso.

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