Kroton implementa Centro de Serviços Compartilhados com TOTVS Consulting

Companhia decidiu adotar um CSC para integrar as operações administrativas e otimizar a unificação de seus processos

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A Kroton, uma das maiores organizações educacionais privadas do mundo, contou com o apoio e expertise da TOTVS Consulting para remodelar o Centro de Serviços Compartilhados (CSC) e torná-lo robusto na operação com a Anhanguera, com o intuito de otimizar e padronizar processos. As atividades da área de administração de pessoal e benefícios, folha de pagamento e rotinas de contas a pagar e suprimentos de ambas as empresas foram centralizadas no Centro Kroton de Serviços (CKS). Em apenas cinco meses, foram padronizados todos os processos e implantado o modelo de gestão do CSC.

“O Centro de Serviços Compartilhados Kroton deveria iniciar a operação em 2015, porém, a expertise e o conhecimento das melhores práticas de mercado da TOTVS Consulting permitiram que entrasse em funcionamento já em novembro de 2014, muito antes do previsto. Em virtude dessa eficiência, inclusive, recebemos um prêmio da Associação Brasileira de Serviços Compartilhados, que reconhece os CSCs do ano” informa o diretor responsável pelo CKS, Marcelo Pardi.

Antes do CKS, a Kroton já havia centralizado as operações relacionadas aos alunos. Em iniciativa pioneira no setor, o Centro de Serviços Compartilhados Alunos, criado em 2011 pelo grupo, unificou operações como matrículas, diplomas, cadastros de currículos, inscrição em disciplinas, bolsas de estudo, faturamento e contas a receber. Em 2013, a TOTVS Consulting redesenhou o fluxo das atividades com base nas melhores práticas de mercado. A profissionalização foi fundamental para que o CSC Alunos da Kroton fosse eleito em 2014 pela Shared Services and Outsourcing Network (SSON) o 2º mel hor CSC do Brasil.

“O Centro de Serviços Compartilhados Alunos da Kroton foi um dos precursores no setor educacional. Com apoio da TOTVS Consulting, aprimoramos ainda mais os processos relacionados aos acadêmicos da instituição, simplificando a gestão do ciclo de vida de mais de um milhão de estudantes. O resultado foi reconhecido no Prêmio Nacional de Gestão Educacional (PNGE)”, afirma o diretor de gestão de alunos da Kroton, Eberson Terra.

Hoje, a gestão do CSC Alunos tem como base o tripé: registro acadêmico, efetuado pelas secretarias; financeiro, que controla as contas a receber (mensalidade) e a gestão das bolsas; e atendimento aos alunos, realizado por meio das centrais de relacionamento e dos postos avançados do CSC Alunos, que registra diplomas e analisa pedidos de bolsa.

A estruturação garantiu a escolha da TOTVS Consulting para o projeto, que simplificou a incorporação das atividades relacionadas aos alunos da Anhanguera, permitindo a operação de forma rápida e sem complicações. Além disso, o CSC conferiu acessibilidade e capacidade de atendimento ao crescimento futuro da organização, seja ele orgânico ou não.

“Os CSCs têm desempenhado papel estratégico como plataforma de crescimento nas corporações em rápida expansão por contribuírem para a reorganização e a padronização dos processos que, muitas vezes, estão fragmentados em departamentos ou unidades de negócio diferentes. A existência de um Centro de Serviços Compartilhados em projetos de fusão e aquisição garante velocidade e assertividade fundamentais para que a empresa obtenha um rápido retorno do investimento. A agilidade de integração das operações impacta diretamente nos benefícios da transação”, afirma o diretor da TOTVS Consulting, Tarcísio Adamek.

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