Controle de evasão e escritório de retenção – parte 2/3

Estratégias e ferramentas para reduzir a perda de alunos

 

No artigo anterior foi tratado o controle e medição da evasão de forma que a instituição consiga determinar quais são as dimensões que merecem atenção na análise dentro de uma instituição e sua importância histórica no entendimento.

Neste artigo, dando continuidade ao assunto, iremos tratar da qualificação da evasão. O objetivo é fazer com que a instituição consiga responder as seguintes perguntas:

Por que meus alunos saem da minha instituição?
O que eu poderia fazer para manter o volume de alunos captado no início do ano?
Estou tendo problemas com concorrência, método didático ou localização?

Estas são somente algumas das questões que são levantadas habitualmente pelos gestores responsáveis e tem que ser um complemento da medição da evasão.

O trabalho realizado pela TOTVS Consulting na criação de áreas de atendimento de alunos e experiência na gestão de áreas relacionadas no segmento educacional a credenciou para conceituar, em linhas gerais, os pilares que fazem com que os alunos deixem nossa instituição. Como visão geral, podemos dividir em dois grandes pilares, que são o Pilar Aluno e o Pilar Instituição.

O Pilar Aluno, pode ser avaliado no diagrama abaixo, mostrando as principais razões (Acadêmica, Financeira ou Comportamental) e seus motivos atrelados (como baixo rendimento, perda do emprego ou atrasos).

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Pilar Instituição:

Para o Pilar Instituição, temos a falta de atratividade acadêmica, como uma metodologia de ensino pouco interativa ou atrativa, funcionários e professores desinteressados ou ação da concorrência (sempre nos pontos fracos), atraindo o aluno para uma unidade mais próxima de sua residência/trabalho.

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Estes pontos são um resumo, mas podem ser o início de um estudo que irá fornecer indicadores para o trabalho do escritório de retenção. Uma das formas de se conseguir esta informação é formalizar e qualificar a saída de seus alunos, instituindo os protocolos de saída e consequente redução do abandono não formalizado.

Passos para qualificar sua evasão:

  • Criação de protocolos ou workflows de solicitação ou registro em que seja possível uma primeira triagem das informações, exemplificando como abaixo, em saída por abandono, onde não houve uma formalização e o registro formal da saída do aluno, até com quitação de débitos se existirem:
  • Dividir as causas principais, a ser formalizada pelo time interno de retenção, por possuir melhores critérios de julgamento e classificação.
  • Causas e motivos declarados pelo aluno.

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Desta maneira, tanto pelo uso de CRM Educacional quanto pelo uso de Workflows por meio da plataforma fluig, é possível realizar a classificação de sua evasão, obtendo alguns indicadores:
Numa primeira visão, qual o comparativo de abandono entre os períodos letivos, de acordo com a classificação realizada pela retenção:

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Como pode ser percebido, o volume de “ABANDONO SEM RETENÇÃO”, processo no qual o aluno deixa a instituição sem nenhum tipo de processo formal de tentar retê-lo, é o maior responsável pela perda.

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Observando os dados, conseguimos verificar que, somando todos os períodos letivos pesquisados, o volume de abandono sem processo de retenção representa mais de 41% do total perdido em valor.

Este será um dos principais alvos de nosso escritório de retenção que iremos detalhar no próximo artigo.
Avaliando os números, excluindo os valores sem a qualificação da área de retenção, podemos detalhar as motivações financeiras e por habilitação de um curso por exemplo, que irão auxiliar a gestão a entender quais são os principais fatores de abandono:

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No caso abaixo analisamos especificamente uma engenharia. Claramente houve, além da perda financeira prevista e acentuada de acordo com os indicadores anteriores (pontuamos como dificuldades com financiamento estudantil) verifica-se um aumento acentuado na perda por concorrência. Estes tipos de informações podem auxiliar a reter os alunos e vamos tratar disso no próximo artigo.

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Neste segundo artigo, entendemos como viabilizar a classificação de sua evasão e preparar dados para que o escritório de retenção tenha mais efetividade.

Para saber mais, acesse: TOTVS Educacional e Fluig Analytics
Confira aqui e confira os tutoriais ( Inteligência de Mercado) e assista ao vídeo

Em caso de dúvidas ou mais informações, procure seu canal de atendimento TOTVS

    • Olá Juliana,

      Os recursos sistêmicos mostrados e conceitos abordados já existem há algum tempo, porém compilamos as informações para deixar mais claro.
      Tudo o que foi apresentado e descrito, foi modelado utilizando a versão 12 da linha RM.

      Ficamos à disposição,
      Abraços,

      Equipe TOTVS

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