Controle de evasão e escritório de retenção: estratégias e ferramentas para reduzir a perda de alunos (parte 1/3)

Qual a taxa de evasão em minha instituição? Quantos alunos saem e abandonam o curso antes de estarem formados?

Onde está a maior concentração de evasão? Consigo evitar?

Como investir na recuperação destes alunos sabendo antecipar quais deles podem desistir no meio do caminho?

Esta série de 3 artigos tem como objetivos fundamentais conceituar as ferramentas necessárias para que os gestores da instituição respondam a estas perguntas e fornecer conceitos e soluções para a montagem de um escritório de retenção.

Conforme a metodologia aplicada pela TOTVS Consulting, atualmente pode ser mais importante reter os alunos do que a captação.

Em termos gerais, um aluno abandona uma instituição quase sempre por um dos seguintes fatores:

  • Fator Econômico: este é o mais comum, responsável normalmente por cerca de 60% dos motivos formalizados de abandono. Dentro desta classificação podemos elencar a perda do emprego, falta ou cancelamento do financiamento (vide caso FIES), competição com outras instituições, dentre outras.
  • Fator Acadêmico: o fator acadêmico normalmente é um dos mais complexos, embora frequente na satisfação do corpo discente. Um currículo que mantenha o interesse do aluno, com disciplinas e conteúdos relevantes para sua formação, formas modernas de ensino e principalmente equalização com a turma e proposta pedagógica da instituição são fatores que conseguem reter os alunos. Normalmente, nas medições realizadas, quando o fator acadêmico vem à tona, o desalinhamento com o desempenho e nível da turma é o principal fator apontado. Alunos que estão um nível muito acima da turma ficam frustrados e perdem o interesse (abrindo portas para que outras instituições os atraiam com uma proposta pedagógica mais atrativa) ou alunos abaixo do desempenho da turma abandonam por não se motivarem ou não entenderem a proposta pedagógica.
  • Fator Relacionamento: no fator relacionamento, podemos elencar itens como imagem da instituição, falta de participação em fóruns e eventos promovidos, ausência de tecnologias participativas (lembrando sempre que a geração de alunos necessita participar, colaborar e assim influenciar e ser percebido).

Para entendermos como atuar em um processo de controle de evasão, normalmente temos que seguir uma receita clássica:

Evasao e retenção

Neste primeiro artigo iremos tratar de ferramentas e processos para que a instituição consiga medir efetivamente a taxa de evasão da instituição e sobre ela traçar os objetivos e metas para as operações seguintes.

Vamos lá…

Medindo a evasão

Para medirmos efetivamente a evasão e acompanharmos o desempenho do indicador e suas outras facetas, o primeiro passo é sempre definir quais são as dimensões em que os resultados serão analisados.

No processo de modelagem dos indicadores, deve-se começar pela definição dos perfis de análise que serão construídos, por exemplo:

  • Perfil Coordenação

Neste perfil, os usuários vinculados a ele terão acesso somente aos dados específicos de sua unidade e área de atuação. O objetivo é que, dentro de uma meta de desempenho geral, entendam como os resultados de sua área influenciam no todo.

  • Perfil Gerencial

Este perfil pode ser utilizado para que os gestores da instituição consigam ter uma visão mais abrangente (como por exemplo resultado da mantida em que são os responsáveis), atuando como direcionadores para o atingimento das metas de seus coordenados.

  • Perfil Executivo

O perfil executivo será mais aplicado em usuários que necessitam ter uma visão mais abrangente da mantenedora (por exemplo) ou grupo como um todo, com um nível de detalhamento que lhes permita chegar até a dimensão com piores resultados no geral e assim possibilitar as ações de planejamento.

De maneira geral e comum, as dimensões de análise mais utilizadas, de acordo com os perfis são:

  • MANTENEDORA
    • Permitir a visão de dados pelo grupo educacional, holding de ensino ou até mesmo fundações com múltiplos propósitos ou mantenedores distintos.
  • MANTIDA
    • Visão, dentro da mantenedora, das diferentes mantidas.
  • CAMPI
    • Dentro de uma determinada mantida, verificar o desempenho por campus.
  • CIDADE
    • Útil, quando a instituição de ensino possui mantidas em diversas cidades. Um dos fatores que leva a utilizar a dimensão “Cidade” ou localização (bairro ou região por exemplo) em análises é o Socioeconômico.
  • NÍVEL DE ENSINO
    • A instituição pode trabalhar níveis de ensino variados, tais como possuir colégio, faculdade e cursos livres. É interessante poder quebrar a análise pelos níveis de ensino.
  • CURSO
    • Qual curso possui menor ou maior poder de retenção dos alunos.
  • HABILITAÇÃO
    • Qual habilitação do curso tem tido mais sucesso ou atratividade.
  • CRÉDITO/SERIADO
    • Qual regime tem um melhor desempenho na permanência de alunos.
  • MODALIDADE
    • Qual o desempenho dos cursos EAD, presenciais ou até mesmo mistos.
  • PERÍODO DO CURSO
    • Em qual período do curso seus alunos desistem mais? Esta dimensão apoia nesta decisão e lhe permite avaliar onde se deve investir em atratividade acadêmica ou apoio financeiro.
  • PERÍODO LETIVO
    • Saber os resultados históricos de performance em cada período letivo.
  • TURNO
    • Manhã, tarde ou noite? Qual turno tem melhor desempenho na permanência dos alunos?
  • SITUAÇÃO DE MATRÍCULA
    • Se a instituição irá realizar quebras por situação de matricula (cursando ou ativos, trancados, etc).
  • SITUAÇÃO FINANCEIRA
    • Avaliar a situação financeira do aluno no caso da evasão. Tipicamente, 70% dos evadidos estão com a situação financeira em aberto com a instituição.

Para melhor efetividade e acompanhamento da evolução histórica dos indicadores, recomenda-se o uso de recursos de ETL (Extração, Transformação e Carga) e armazenamento dos dados (DW) e sobre estes realizar o controle.

Isso é necessário para que haja uma separação entre dados transacionais e registros operacionais dos dados consolidados dos indicadores e dimensões. Alguns objetivos com o uso destes recursos:

  • Liberar o ambiente transacional de operações de atualização de dados dos indicadores.
  • Permitir que sejam tiradas “fotografias” dos indicadores no momento de execução da ETL. Isso é um dos fatores mais importantes para geração de dados comparativos históricos.

Evasao retencao_2

Por que a análise histórica tem esta importância?

Vamos utilizar o exemplo dos problemas relacionados com o FIES na virada de 2014 para 2015, em uma instituição de ensino de médio porte:

evasao retencao_3
No gráfico acima, podemos notar o aumento da perda financeira decorrente da evasão crescer substancialmente na virada do período letivo 2014/2 para 2015/1, em que houve a dificuldade na renovação dos financiamentos. Já no período 2015/2, com as ações tomadas, houve uma recuperação para os mesmos patamares de 2014/1.

Alguns outros exemplos comparativos:

Comparar o mesmo indicador por mantida

Evasao retencao_4

Comparar a perda financeira por evasão, nas habilitações do curso de Administração

Evasao e retencao_5

Neste primeiro artigo, mostramos a importância da medição histórica da evasão e como estes indicadores irão subsidiar a criação de processos e uso de ferramentas que diminuam a perda financeira com a saída destes alunos.
Para saber mais, veja também:

TOTVS Educacional

Fluig Analytics

Tutoriais (Inteligência de Negócios)

Vídeos

Consulte seu canal de atendimento TOTVS, solicite contato ou ligue para 0800-70-98-100.

  1. Muito bom, vai ser muito útil para todo Gestor. Todo instrumental que possa ser utilizado como indicar de ajuste do modelo de gestão, é indispensável.
    Grato

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