Como as ferramentas TOTVS podem apoiar a Gestão de Fornecedores

Gerenciar fornecedores sempre foi uma prática comum nas organizações, mas cada vez mais este processo se torna fundamental e, até mesmo, vital para algumas empresas. No início, eram somente preços e prazos que eram controlados, depois se possuíam certificados de qualidade, mais recentemente se o fornecedor se preocupa com o meio ambiente e a sociedade. Agora, também devemos saber se nossos fornecedores têm boas práticas de governança e políticas contra corrupção.

Parece ser mais um monte de burocracia desnecessária e até realmente poderia ser, se estivéssemos em um mundo perfeito, em que todas as empresas e pessoas fossem 100% confiáveis e comprometidas! Como não é este o caso, devemos primar pelos controles de fornecedores para evitar problemas de terceiros.

Para esta gestão, existem vários modelos de processos amplamente descritos em sites, publicações, blogs e outros meios, este assunto é tão importante que existem treinamentos específicos a estes processos.

Mas, ao invés de falar mais do mesmo, vamos ver como as ferramentas TOTVS podem ajudar nestes processos:

1 – Homologação de fornecedor: por meio da ferramenta de BPM do fluig, podemos desenhar um fluxo de solicitação adequado à sua organização, respeitando os modelos de negócios e obrigações existentes. Com isso, garantindo que o cadastro de um novo fornecedor passe por etapas como: pré-cadastramento, avaliação dos dados cadastrais, solicitação de certificados e documentos, agendamento e execução de auditorias.bpm

2 – Auditoria de fornecedores: via equipes multifuncionais com competência para auditoriarealizar a avaliação dos fornecedores, o módulo Gestão de Auditoria permite: definição de roteiros de auditoria alinhados a cada fornecedor ou grupo de fornecedores; agendamento das auditorias e cadastro das equipes envolvidas no processo; coleta de dados e evidências, abertura de não conformidades; fechamento da auditoria com resultados finais e observações.

3 – Acompanhamento do fornecedor: o módulo de Inspeção de Entradas garante o acompanhamento dos recebimentos dos fornecedores homologados, podendo, assim, definir vários critérios que irão garantir que os itens ou serviços necessários ao bom funcionamento da empresa sejam devidamente registrados e controlados, gerando índices e cartas de controle, diagrama de Pareto e relatórios.

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4 – Correções e Melhorias: caso existam inconsistências nos materiais ou serviços recebidos, o módulo de Controle de Não conformidades pode atuar no registro, avaliação e correção do processo, gerindo tarefas internas e externas para mitigação do problema. A partir deste módulo, é possível atuar na melhoria contínua, utilizando planos de ações e modelos de processos para evitar erros e a promover a melhoria dos processos.

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Para mais informações sobre como a TOTVS pode apoiar seu processo de gestão de fornecedores, entre em contato com seu canal de atendimento TOTVS.

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