Certificado eletrônico para documentos – Reduzindo custos de atendimento com disponibilização de documentos online

Este artigo explora um pouco mais sobre o assunto de certificação eletrônica de documentos, que foi tratado superficialmente em Excelência no atendimento ao aluno, mostrando na prática como ativar este importante recurso.
Em algumas pesquisas realizadas em centros de atendimento aos alunos (CRA, SRA, entre outras…), é verificado que grande parte do esforço dos analistas de atendimento é direcionado para emissão de documentos, tais como atestados diversos, boletins, informe de rendimentos, etc.

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Com a implantação de processos de autoatendimento, protocolos e solicitações eletrônicas, portais e mobilidade, destaca-se deste conjunto a emissão pelos próprios solicitantes de documentos gerados sistemicamente. Com este processo, divulgado e incentivado junto ao corpo discente e comunidade, pode-se chegar a uma diminuição de 30% na emissão pela área de atendimento. No conjunto de atividades, automatizando grande parte dos processos do atendimento, pode-se reduzir em até 40% o volume de trabalho da área.

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Alguns aspectos devem ser observados na adoção do autoatendimento em emissão de documentos:

  • Os documentos emitidos devem possibilitar sua emissão sem a necessidade de assinatura do responsável. A chancela irá se dar eletronicamente pela emissão.
  • Os relatórios cadastrados deverão passar por um processo de validação (por amostragem), incluindo filtros e outros, prevenindo erros.
  • Todo relatório emitido deverá ter um hash, ou código eletrônico de verificação, possibilitando ao “recebedor” validar a autenticidade do documento.
    Para ativar esta funcionalidade, basta configurar o relatório com um objeto do tipo variável e dentro deste, selecionando o tipo identificador do relatório.

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Com isto, disponibilizando os relatórios para emissão diretamente pelos solicitantes, cada um deles recebe um código de verificação, como abaixo:
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Em linhas gerais, os seguintes aspectos são observados:

  • Cada documento gerado tem um único identificador. Se o mesmo relatório, sem alterações por exemplo, for gerado mais de uma vez, cada geração irá ganhar um novo identificador.
  • Cada emissão é registrada no banco de dados, com data e hora, além do usuário solicitante. Estes dados podem ser usados para geração de estatísticas de uso.

O recebedor do documento pode acessar uma página da instituição e validar o documento:

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Inserindo o código de verificação:

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Com isso, o recebedor, além de verificar que o relatório foi realmente gerado, pode visualizar o original, realizando assim comparações.

Em resumo, com a implantação dos processos de emissão de relatórios com certificado, as áreas de atendimento educacionais podem ganhar produtividade, reduzir custos e possibilitar a expansão das atividades relacionadas com as áreas de atendimento aos alunos.

Para saber mais:

Como fazer: http://tdn.totvs.com/pages/releaseview.action?pageId=61933510
TOTVS Educacional
How To Educacional

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